Методы оптимизации расходов на персонал. Как правильно оптимизировать расходы на персонал

Оптимизация затрат па персонал - важная задача каждой организации, решаемая разными способами в зависимости от принятой кадровой стратегии и политики, качества и количества используемой рабочей силы, финансовых возможностей и приоритетов, текущей экономической ситуации. Однако сегодня уже недостаточно проводить учет и факторный анализ затрат на персонал, так как даже очень точная информация и продуманные решения оказываются бесполезными в условиях нарастающих темпов изменений во всех областях хозяйственной деятельности предприятий.

Современные организации хотят управлять развитием событий, а не подчиняться обстоятельствам, чтобы иметь возможность маневра в турбулентной деловой среде. Именно поэтому в настоящее время основное внимание уделяется управлению самими факторами, влияющими на результаты и последствия решений в области управления персоналом, а актуальный подход к управлению затратами на персонал состоит в построении баланса между операционными расходами и инвестициями в человеческий капитал. Первое предполагает предельно точный расчет расходов и устранение всех явных и потенциальных потерь производительности, времени, других ресурсов, второе - вложение средств в программы, отдача от которых может быть получена только в долгосрочном периоде, но она настолько значительна, что компании готовы жертвовать быстрым возвратом инвестиций, это программы развития, лояльности, вовлеченности и удержания персонала.

Последнее исследование Американского центра производительности и качества (АР()С ) по проблемам управления человеческим капиталом показало явную тенденцию к выбору кадровых политик, предполагающих значительные изменения не столько в структуре затрат на персонал, сколько в их целевом назначении, т.е. изменились сами объекты управления затратами. Работодатели во всем мире ищут пути оптимизации экономической, организационной и социальной составляющих управления человеческими ресурсами, при этом кадровые политики носят комплексный характер и нацелены в первую очередь на решение различных проблем управления персоналом.

В целом выделяют два подхода к оптимизации затрат на персонал - общее или частичное сокращение выделяемых средств и перераспределение затрат по направлениям, наиболее значимым для достижения долгосрочных и краткосрочных целей организации. Рассмотрим эти подходы на примерах, иллюстрирующих разнообразие управленческих решений в отношении персонала предприятия. К таким подходам следует отнести: 1) сокращение персонала; 2) борьбу с текучестью персонала; 3) привлечение и удержание «талантов»;

• 4) борьбу с потерями рабочего времени; 5) оперативное регулирование численности и качества персонала; 6) формирование структур персонала по типу «ядро - периферия». Рассмотрим эти подходы подробнее.
• 1. Сокращение персонала. Такие действия являются наиболее простым средством управления затратами на персонал, к которому прибегают, когда предприятие переходит в состояние банкротства, не может справиться с нестабильностью рынка или экономическим кризисом. Однако сокращение штата не обязательно связано с подобными разрушительными явлениями. Организации увольняют работников с устаревшими навыками, ликвидируют направления деятельности или целые подразделения, которые оказались недостаточно эффективными, при одновременном создании подразделений для работы на новых интенсивно растущих рынках. Такие действия являются следствием приведенных ниже управленческих решений:
  • слияния происходят, когда две или несколько организаций принимают решение об объединении своих ресурсов для лучшего их использования и снижения издержек. Сокращение штата затрагивает сотрудников всех этих компаний, так как количество рабочих мест уменьшается;
  • поглощение означает, что одна организация приобретает другую с целью сократить расходы и увеличить прибыль;
  • управление изменениями подразумевает внедрение организационных инноваций, улучшающих бизнес-процессы, процедуры, структуры, что неизбежно приводит к ликвидации или существенному изменению функций, в результате чего рабочие места сокращаются;
  • оптимизация. Из-за сильной конкуренции компании должны действовать в интересах акционеров для увеличения доходов и

прибыли, для чего регулярно пересматриваются бюджеты и в некоторых случаях принимаются решения о сокращении штата. Как бы то ни было, сокращение штата является крайней мерой по ряду причин. Специалисты Департамента труда США провели всесторонний анализ социально-экономических последствий сокращения персонала и их влияния на результаты деятельности предприятий (табл. 4.14). При этом многие имеющиеся в данной области стереотипы и представления не нашли подтверждения.

Таблица 4.14

Социально-экономические последствия сокращения персонала

	Сложившиеся представления и стереотипы	Цифры, факты
	Сокращение персонала сопровождается увеличением прибыли	Только 51% компаний после сокращения персонала увеличили прибыль, 49% компаний - нет, на 20% предприятий прибыли упали
	Сокращение персонала способствует повышению производительности	Положительной корреляции сокращения персонала и роста производительности не обнаружено
	Сокращение персонала - единственное средство, позволяющее повысить эффективность производства и решить проблемы предприятия в период кризиса	Существует большое число альтернативных вариантов сокращению: замораживание найма, перераспределение внутри предприятия, ранний выход на пенсию, замораживание зарплаты и др.
	Стабильное финансовое положение предприятий является гарантией от сокращения персонала	Практика показывает, что сокращение персонала проводится и на многих предприятиях, занимающих стабильное положение
	Сокращение персонала, как правило, единовременное краткосрочное явление	66% обследованных компаний, проводивших сокращение, повторили сокращение в следующем году
	Под сокращение в наибольшей степени подпадают рабочие («синие воротнички»)	Менеджеры среднего звена составляли 5-8% от общей численности занятых на обследуемых предприятиях, в то время как количество подлежащих сокращению вакансий в данной группе составило 18,6% от общего их числа
	Сокращение персонала не оказывает существенного влияния на уровень лояльности работников организации	86% компаний, сокративших численность персонала, отметили понижение лояльности и трудовой морали оставшейся части работников, 36% столкнулись с проблемами снижения производительности труда

Таким образом, далеко не всегда сокращение персонала является эффективной формой решения проблем предприятия. Кроме того, если оценивать влияние сокращения персонала на издержки, следует иметь в виду, что оно помимо снижения расходов за счет экономии фонда заработной платы, уменьшения размеров отчислений в фонды социального страхования, сокращения офисных расходов и прочего сопровождается значительными затратами и потерями, которые показаны в табл. 4.15.

Таблица 4.15

Потери, обусловленные сокращением персонала

	Затраты и потери	Направления
	Прямые затраты, связанные с высвобождением работников	Гарантированное выходное пособие Дополнительные компенсации Выплаты с учетом стажа работы в компании Сохранение страховых льгот (медицинское страхование, страхование от несчастного случая и др.) Стимулирование добровольного ухода из компании Предоставление свободного времени для поиска работы Повышение квалификации и обучение с целью трудоустройства Консультирование Снижение производительности труда у высвобождаемых работников в период, предшествующий высвобождению Прочие выплаты
	Косвенные потери и затраты на тех, кто остается работать	Обучение и переобучение тех, кто остается работать Снижение производительности труда у тех, кто будет выполнять функции высвобожденных работников
	Социальные потери на уровне предприятия	Снижение доверия к руководству у тех, кто остается работать Стресс, психологическая травма у высвобождаемых работников
	Проблемы на уровне общества	Утрата профессиональных навыков в связи с отсутствием работы в течение длительного времени Нарушение привычных социальных связей и круга общения в период безработицы Алкоголизм, наркомания, вступление в криминальные структуры в условиях долговременной безработицы

Пример 4.8

На предприятии концерна БАСФ АГ (Германия) в рамках программы высвобождения персонала была разработана система мероприятий по управлению расходами на содержание персонала, направленная на обеспечение занятости и удержание работников в период кризиса, а именно программа адаптации численности персонала, представленная в табл. 4.16.

Руководство предприятия считает, что прибегать к увольнениям сотрудников можно только лишь после использования всех возможных мероприятий по адаптации численности персонала.

2. Борьба с текучестью персонала. Зарубежные и российские компании все явственнее ощущают резкий рост издержек оборота рабочей силы, в связи с чем проблемы текучести персонала в кадровых

Таблица 4.16

Программа адаптации численности персонала

Адаптация численности персонала
1-я стадия: экономия	Сокращение объемов услуг, предоставляемых посторонними организациями Вычленение / продажа сфер деятельности Использование текучести кадров / без продления срочных договоров Сокращение оплачиваемой сверхурочной работы Сокращение выплат, превышающих корпоративные рамки Введение неполного рабочего дня Неоплачиваемый отпуск Предоставление работников другим предприятиям Трудоустройство у клиентов и поставщиков
2-я стадия: гибкая система рабочего времени	Гибкое использование оплаченных отгулов из счетов суммированного учета рабочего времени Сокращение рабочей недели Поощрение работы с неполным рабочим днем
3-я стадия: сокращение	Досрочный выход на пенсию пожилых сотрудников Неполный рабочий день для пожилых сотрудников Переводы внутри концерна Добровольный уход с выплатой отступных Увольнение по производственным причинам

политиках выходят на передний план. Исследования показывают, что неуправляемый рост текучести в настоящее время связан в первую очередь со сменой поколений. Сегодня выходят на пенсию те, для кого ценность рабочего места определялась стабильностью и надежностью трудовых гарантий предприятия, т.е. возможностями «пожизненной занятости». Новое поколение работников рассматривает работу в конкретной организации как один из этапов карьерного роста, складывающегося в течение всей жизни и не обязательно у одного работодателя. Изменилась сама культура отношения к труду, не случайно одной из активно исследуемых областей является изучение того, каким образом работники выстраивают баланс между работой и личной жизнью. Чтобы смягчить проблему текучести, компании принимают следующие меры: создание бренда работодателя; поиск новых источников способных сотрудников, например, из разных географических точек, демографических групп; налаживание постоянных потоков потенциальных работников из учебных заведений; установление более конкурентоспособного общего вознаграждения и условий занятости и т.д. Увеличивая текущие и среднесрочные расходы, организации рассчитывают на снижение затрат найма в перспективе.

3. Привлечение и удержание «талантов». Однако проблема заключается не только в текучести персонала как таковой, а в потере сотрудников, чьи знания, способности и навыки являются критически важными для развития организации - это управленцы с выраженными лидерскими качествами, профессионалы в области управления проектами, специалисты, создающие, разрабатывающие и продвигающие на рынок инновационные продукты и услуги. Новая область задач управления персоналом охватывает проблемы управления этой специфической категорией сотрудников и называется управление талантами (Talent Management).

По данным опроса, проведенного компанией Pricewaterhouse-Coopers, 97% руководителей во всех отраслях экономики считают, что доступ и удержание ключевых талантов имеют критическое значение для поддержания роста организаций в долгосрочной перспективе ..03.2019).

Трансформирующиеся социально-экономические и общественное системы общества претерпевают кардинальные перемены. Мировой экономический кризис стал одним из определяющих факторов, влияющих на развитие предприятий всех видов, в том числе, и в многовекторной сфере управления. Кризисная ситуация грозит организациям не только экономическими проблемами и потерей своих позиций на рынке, но и утратой квалифицированных кадров, без которых невозможно эффективно справиться с кризисом. С одной стороны, стремительно обновляющийся мир технологий и инноваций, информатизация и коммерциализация. С другой стороны, экономический кризис – прежде всего, резкое ухудшение экономического положения страны, проявляющееся в спаде производства, нарушении устоявшихся производственных связей, банкротстве предприятий, увеличению безработицы, и в итоге - в снижении жизненного уровня и благосостояния населения. Наблюдается острая борьба за лидерство в глобальной конкуренции. Многочисленные группы интересов сталкиваются с огромными рисками техногенных катастроф, угрозами природной и информационной среды. Но, возможности современного персонала никогда не были столь велики. Побеждает тот, кто решительнее других использует новые возможности, технологии и стратегии. На наш взгляд, важно обеспечить стабильное поступательное развитие экономики России, максимальную защищенность населения от ударов кризисов и, вместе с тем, неуклонное и быстрое обновление всех аспектов хозяйственной жизни – от материально-технической базы конкретного института, корпорации, где главный элемент – персонал, работающий «в организации и для организации», и, до подходов к экономической политике государства.

В период экономической нестабильности 2008-2009 гг. очень часто звучал постулат, что кризис – это вызов, возможность что-то изменить, возможность прорыва. Рассматривая сегодняшнюю ситуацию в России, зарубежные и российские экономисты «мыслят по-разному», с одной стороны, это весьма актуально, сильнейшие обязательно выживут, тем самым укрепив экономику и выйдя на мировой уровень производства. Установление фиксированной цены на нефть в 70-80 долл./бар. способно стабилизировать российскую экономику, при условии принятия правительством правильных управленческих решений, заявляет советник Аналитического центра правительства РФ Леонид Григорьев . С другой стороны, данное утверждение, уже не столько внушает оптимизма: кризис очень серьезный, затрагивает политическую сферу. И сейчас важнейшая задача предприятий – думать о мерах долгосрочных, стратегических.

На сегодняшний день управление предприятием часто переходит из разряда антикризисного в разряд экстремального. Именно поэтому так необходимо выдвигать и использовать нетипичные схемы управления производством, продажами, финансами, маркетингом и персоналом. В отношении персонала, как правило, проводится единственное мероприятие – это сокращение штата с целью уменьшения затрат на персонал. Однако, стремясь сохранить людей, многие предприятия предпочитают сокращать расходы на персонал, нежели сокращать сам персонал.

По своей природе кризис может быть отраслевой, региональный, общестрановой, мировой и кризис организации . Обычно, если в компании кризис, связанный с неэффективным управлением, сотрудники довольно легко покидают эту компанию и ищут новые вакансии на рынке труда. Если же кризис отраслевой, то здесь тоже имеется возможность перехода из одной отрасли работы в другую, при региональном кризисе – есть другие регионы в нашей большой стране. А при кризисе общестрановом или мировом, как сейчас, проблем у работодателей и работников возникает больше, и, соответственно, требуется больше сложных решений. И если организация в такое непростое время хочет удержаться на плаву, то здесь задача директоров по персоналу, руководителей функциональных подразделений должна сводиться к инициативе снижения затрат на персонал. Общий подход к управлению затратами на персонал представлен на рис. 1.

Рисунок 1. Управление затратами на персонал [составлено автором]

Согласно результатам исследования PwC Saratoga «Исследование эффективности управления персоналом», проводимого в 2013 году, доля затрат на персонал, а это не только заработная плата, это и затраты на социальный пакет, затраты на организацию рабочих мест, в выручке российских компаний составила в среднем 10,8%, а по отдельным секторам экономики достигла 44% . Это самые весомые затраты. Очевидно, что не сокращать, не оптимизировать такие затраты в непростые времена для компании совершенно невозможно.

Современные методы снижения затрат на персонал отражены на рис. 2. Стремление к минимизации затрат на персонал требует, с одной стороны, установления связи с развитием и использованием научно-обоснованных экономических методов их расчета, а с другой, усовершенствованием методов для выработки управленческого воздействия. Это обстоятельство указывает на актуальность исследования данной статьи.

Рисунок 2. Современные методы снижения затрат на персонал [составлено автором]

Начиная с 2005 года аутсорсинг начинает активно внедряться в российские компании. Преимущество аутсорсинга заключается в более качественном и менее финансово-затратном выполнении переданной на аутсорсинг функции. Высокое качество объясняется наличием высококомпетентных профессионалов, имеющим большой опыт по данной проблеме. За счет большого объема работ в данной сфере у аутсорсера появляется возможность получить хороший опыт и на его основе создавать различные разработки для выполнения определенной функции. Это происходит из-за того, что аутсорсер занимается этой сферой не для одной компании, т. о. начинается профессиональная специализация, снижение издержек, в конечном итоге наступает эффект накопления: чем больше специализация – тем лучше управление, чем проще управление – тем дешевле весь процесс. Следовательно, издержки при аутсорсинге становятся ниже, чем при аналогичном самостоятельном выполнении соответствующей функции.

На сегодняшний день аутсорсинг очень выгоден и используется в широком ассортименте. Это и аутсорсинг кадрового делопроизводства, и аутсорсинг юридических услуг, аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Гибкие графики работы, неполный рабочий день, неоплачиваемые отпуска – это важнейший инструмент, который так же активно должен применяться на сегодняшний день. Это тот инструмент, который нужно внедрять на индивидуальном уровне и хорошо зная жизненные ситуации каждого сотрудника. Выплачивает ли он ипотеку, есть ли у него ребенок, и он, возможно, с радостью воспримет гибкий график, неполный рабочий день или неоплачиваемый отпуск.

В настоящее время, к сожалению, пока только в Москве набирает обороты работа на удаленном доступе. Нужно понимать, что затраты, которые несет компания на организацию рабочего места, на освещение, на создание бытовых условий, когда сотрудник присутствует в офисе, это тоже расходы. Поэтому, если сотрудник остается дома, и компания несет меньше затрат, и для работника это все-таки хороший мотиватор. Поэтому обязательно нужно мониторить те должности, которые возможно перевести на гибкие графики работы. На сегодняшний день даже готовятся изменения в Трудовой кодекс на тему организации такой формы работы.

Очень перспективный инструмент – использование труда студентов-стажеров. Для компании такая процедура принесет только положительные результаты: во-первых студенты очень мотивированы работать, несмотря на низкую заработную плату либо вообще полное ее отсутствие; во-вторых, у организации появляется возможность освободить время штатных сотрудников на решение более важных задач, а студентам можно доверить простые и длительные по времени выполнения задачи, не требующие высокой компетенции. И, возможно, когда пройдет нестабильное время, можно будет взять на работу студентов, поскольку они уже обладают достаточными знаниями на конкретную должность.

Очень сложный и важный вопрос – это замораживание заработных плат. Согласно данным доклада ст. преп. факультета экономики НИУ ВШЭ в Нижнем Новгороде Александра Ларина, 65% российских предприятий «замораживают» заработные платы сотрудников во время социально-экономической нестабильности. Российские организации редко снижают зарплату в номинальном выражении. Даже в условиях кризиса и снижения оборотов бизнеса эту форму сокращения издержек стараются не использовать. Это объясняется тем, что работодатели не желают терять своих сотрудников, однако фиксация заработной платы на определенном уровне в итоге приводит к снижению заработков в реальном выражении, так как постепенно инфляция их «съедает». Для сравнения, в США и Великобритании вероятность фиксации заработных плат сравнительно ниже – 5-20%. В странах Евросоюза чаще всего сохранение размеров зарплат наблюдается в Португалии (58%) .

Совмещение профессий – это еще один важнейший инструмент. В Трудовом кодексе установлено, что наряду с работой, предписанной трудовым договором, сотруднику можно поручить дополнительную работу, которую он должен исполнить в течение основного рабочего времени (ст. 60.2 ТК РФ). И всегда нужно продавать эту идею сотрудникам, как возможность получить другую профессию, освоить другие навыки, получить другие компетенции, которые обязательно пригодятся им в будущем, когда они станут на ступень выше.

Тема продвижения компании в интернете и формирования положительного имиджа работодателя очень современна и важна. В век информационных технологий одной из самых эффективных площадок для продвижения бренда является интернет. Поэтому на сегодняшний день стоит задача сделать все возможное, чтобы имидж компании как работодателя не снизился, а, наоборот, повысился. Социальные сети – это обязательная часть работы, которой должен заниматься отдельный сотрудник, либо развеивающий мифы, либо, наоборот, поддерживающий то положительное, что на самом деле есть.

Если все-таки возможности сокращения расходов на персонал у компании исчерпаны, то компания начинает задумывается о сокращении персонала. Здесь может помочь формула «20:70:10». Она означает, что 20% персонала – это ключевые специалисты, 70% – линейные специалисты, а 10% – сотрудники, не приносящие ощутимой пользы для компании .

В первую очередь необходимо сохранять ключевых сотрудников, это – основа бизнеса, «хребет». В их список входят топ-менеджмент, специалисты, имеющие уникальные компетенции, которых трудно найти на рынке (производственники и др.), руководители подразделений (линейный менеджмент), специалисты, владеющие важной и уникальной информацией предприятий, персонал, работающий с ключевыми клиентами, наставники, «носители» корпоративного опыта и некоторые другие. Среди 70% линейных сотрудников необходимо проводить внеплановую аттестацию с целью оценки успешности работы каждого, а затем по результатам аттестации индивидуально принимать решения о сохранении сотрудника в компании, уменьшении заработной платы, переводе его на более низкую должность или увольнении.

По сравнению с началом 2015 года статистика по сокращениям персонала организаций заметно улучшилась (рис. 3).

Рисунок 3. Планы работодателей в отношении численности персонала на ближайшие 3-6 месяцев

В первом квартале 2015 года 45% участников опроса сообщали, что собираются либо уже начали проводить сокращения. На сегодняшний день о планах по сокращению сотрудников сообщает только 14% работодателей. Высок процент тех, кто не собирается вести поиск новых сотрудников и планирует открывать вакансии только для замещения освободившихся должностей (43% опрошенных). Однако 24% компаний собираются в предстоящем году увеличивать штат .

Однако есть и сферы деятельности, в которых в последнее время происходят заметные сокращения – это банковская сфера. Сегодня большая часть услуг оказывается доступной клиенту через мобильное приложение или сайт банка, что значительно снижает нагрузку на офисы. Банковские руководители зачастую упоминают об этом, когда сокращают штат. Глава “ВТБ 24″ Михаил Задорнов, например, объявил данные, что за 3 квартала 2015 года общее количество операций, совершенных через интернет-банк, увеличилось в 1,5 раза, а общий объем операций вырос на 59%. Так же он упомянул, что по итогам 2014 года банк сократит 11% сотрудников (4000 человек по всей стране) и закроет 57 нерентабельных офисов . Ранее в этом году о значительных сокращениях заявляли другие банки (табл.) причем основные увольнения приходились на I квартал.

Таблица – Сокращение персонала в розничных банках России за первое полугодие 2015 г.

Весной 2015 года ВЦИОМ проводила крупное исследование социологического мнения по вопросу состояния рынка труда в России. По его результатам около 1/3 респондентов полагают, что могут быть задержки заработной платы (37%) или снижение размеров оклада (35%). Перевод на неполную рабочую неделю либо отправку в неоплачиваемый отпуск предполагают 30% опрошенных .

Согласно данным опроса, больше всего россиян волнуют сокращения на работе (своей лил близких) – с определенной долей вероятности этого уже ожидают 38% россиян, из них 7% точно в этом убеждены либо наблюдают подобное. Однако половина респондентов (50%) все же настроена оптимистично и считает, что этого не произойдет.

Каждый пятый респондент (20%) твердо уверен, что в дальнейшем найдет достойную работу без каких-либо трудностей. Треть опрошенных (35%) думают, что приложив определенные усилия, также смогут устроиться на работу, ничем не уступающую сегодняшней. Значительные трудности на пути поиска аналогичной работы видят 27% опрошенных, и лишь 12% думают, что не смогут трудоустроиться без понижения в должности либо зарплате.

Все организации индивидуальны и каждый способ снижения затрат нужно прежде всего хорошо спланировать, проанализировать полученные результаты, а затем уже принимать решение о внедрении, либо же поиске более выгодного способа.

Кризис заставляет руководителей работать по-новому. Особое внимание руководитель должен уделять главному ресурсу – своим сотрудникам, с помощью инновационных методов. Только в этом случае персонал будет чувствовать заботу руководства и станет работать с полной отдачей, что в итоге повысит лояльность работников к предприятию и будет способствовать нивелированию последствий кризиса и выходу из него.

На совете директоров выступил финансовый директор и доложил, что компания прошла стадию роста, наступил период стабилизации. Прибыль практически не растет, а расходы на персонал в последнее время продолжали увеличиваться. HR-директор подтвердил это и объяснил, почему HR-затраты росли: пришлось набирать много новых сотрудников. Как вместо уволившихся, так и в создаваемые подразделения. Совет директоров решил: штат не расширять, затраты на подбор персонала и ФОТ сократить.

Эти затраты являются, пожалуй, самыми высокими. Зарплата – главная статья расходов на персонал. А подбор сотрудников – процесс, хотя на первый взгляд и не самый затратный, продолжается непрерывно. Особенно интенсивным он становится, когда создаются новые подразделения и нужно срочно укомплектовать их сотрудниками. На это тоже требуются средства. Не случайно именно эти статьи расходов, как правило, сокращают в первую очередь, когда требуется экономить. Что именно и как сократить?

Проанализируйте, как и сколько HR-служба тратит на размещение объявлений о вакансиях

Посмотрите, на что именно расходуются средства, какую отдачу возглавляемое Вами подразделение в частности и компания в целом получают на каждый вложенный рубль. Как правило, основные каналы, которые мы используем для размещения информации, стандартны: печатные СМИ, специализированные интернет-порталы, собственный сайт компании, телевидение/радио, так называемые объявления «на заборах» (расклеиваемые на столбах, стоянках транспорта, досках объявлений). Задействуются обычно и внутренние каналы – сарафанное радио, интранет.

Проверьте, эффективно ли и уместно эти каналы используются. Ведь существуют разные категории сотрудников, которых надо искать. Значит, необходимо использовать и разные каналы для размещения объявлений о вакансиях. А не искать всех через интернет-сайты или кадровые агентства. К примеру, Интернет эффективно использовать, лишь когда требуются бухгалтеры, операторы ПК, то есть те, чья профессиональная деятельность связана непосредственно с работой на ПК (а значит, и с возможностью доступа в Интернет). А низкоквалифицированных сотрудников на должности, не предполагающие какого-либо опыта и знаний, надо подбирать, используя другие методы. Казалось бы, это очевидные вещи. Но если забыть о них, то будете допускать неоправданные траты.

Пример

HR-директор швейной компании, проверяя работу своих менеджеров по подбору , обнаружил, что даже для того, чтобы найти дворников (мужчин или женщин 50-70 лет), а также продавцов, грузчиков и водителей, объявления размещаются, как при поиске специалистов – на интернет-сайтах по поиску работы. Но это неоправданно сразу по двум причинам. Первая – эти категории работников, как правило, не пользуются Интернетом. А потому почти нет резюме от кандидатов на вакансии. Вторая причина – деньги тратятся фактически впустую. Чтобы сократить расходы, HR-директор поручил своим подчиненным изменить тактику работы и подбирать каналы распространения информации о вакансиях адекватно уровню кандидатов. Для поиска дворников – расклеивать объявления на стоянках общественного транспорта, подъездах жилых домов, находящихся поблизости от офиса, на столбах в людных местах в том районе, где располагается компания. А когда речь зайдет о том, что нужно подобрать продавцов, грузчиков, водителей, поваров, объявления размещать в печатных СМИ, так как их чаще всего читают и просматривают, чтобы найти работу, эти категории граждан.

Отслеживайте, как и откуда кандидат узнал о вакансии

Сделайте это главным правилом для своих подчиненных, занимающихся подбором персонала . Пусть они собирают и фиксируют информацию о том, где кандидат услышал или прочитал о вакансии вашей компании. Это особенно важно делать, если HR-менеджеры
используют одновременно более двух каналов для размещения информации о свободных должностях.

Составьте таблицу, в которой менеджеры по подбору персонала будут делать соответствующие пометки. В столбце слева перечислите все вакансии, которые закрывались службой по персоналу, сверху – все каналы распространения информации о вакансиях, использованные Вашими подчиненными. Справа в конце таблицы должны быть столбцы, в которых отражается общим итогом вся информация (образец таблицы см. ниже).

Обяжите своих подчиненных, которые беседуют с соискателями по телефону, обязательно задавать вопрос: «Откуда Вы узнали о нашей вакансии?» и каждый ответ тут же заносить в таблицу. В анкету, которую заполняют кандидаты, также включите этот вопрос и просите своих подчиненных следить, чтобы соискатели не забывали на него ответить.

Если Вы в конце каждого месяца получаете от HR-менеджеров отчеты о работе, специалистам по подбору добавьте в отчет отдельный раздел – информация о каналах размещения объявлений о вакансиях. Это и будет та самая таблица, о которой мы рассказали.

Таблица. Информация о том, какие каналы использовались в течение месяца для поиска кандидатов

Выбирайте эффективные каналы распространения информации о вакансиях

Это Вы сделаете по той самой таблице, которую разработали для HR-менеджеров. В ней они зафиксировали, откуда кандидаты узнавали о каждой конкретной вакансии. Следовательно, теперь Вы сможете подвести итог. В каждой отдельной строке указана одна вакансия. Смотрите, как часто тот или иной канал «срабатывал», то есть доносил информацию до кандидатов. Тот канал, благодаря которому пришло больше всего кандидатов, считается лучшим. Он достигает целевой аудитории и считается наиболее оптимальным для той или иной конкретной вакансии. А тот канал, из которого о свободных должностях в компании узнал минимум кандидатов или вообще не одного, считается бесполезным. По сути, деньги на размещение информации о вакансиях потрачены зря, и здесь можно вести речь о сокращении затрат. Когда в следующем месяце появится аналогичная вакансия, мы будем точно знать - этот канал использовать не имеет смысла.

Иначе говоря, отказываясь от использования малоэффективных каналов для размещения информации о вакансиях, Вы снизите затраты на подбор , а качество и срок подбора не ухудшатся.

Проверьте, используются ли финансово выгодные предложения интернет-сайтов и печатных СМИ

Согласитесь, зачастую HR-директора отмахиваются от предложений своих менеджеров по подбору или менеджеров интернет-сайтов и газет объявлений, курирующих компанию, рассмотреть более выгодные предложения. Но мы забываем, что предложения действительно могут быть выгодными, так как газеты и «работные» сайты работают в условиях конкуренции, а потому предпринимают усилия, чтобы сохранить клиентов и получить новых. Для этого создаются так называемые пакетные предложения. К примеру, интернет-портал предоставляет возможность оплатить «оптом» (и по более низкой цене) некий набор услуг на какой-либо период. Цена на первый взгляд может показаться нам неприемлемой. Но давайте сравним, сколько компания тратит за шесть месяцев, если пользуется обычными услугами известного интернет-портала и если согласится на его «пакетное предложение».

Пример

Компания пользовалась услугами интернет-портала – размещала вакансии и изредка (в целях экономии) просматривала контактные данные соискателей. Всего было размещено 35 вакансий по цене 2000 рублей, общая сумма затрат – 70 000 рублей (2000 руб. 35 вакансий). Просмотрела компания 120 резюме, за что заплатила 18 000 рублей (120 резюме 150 руб. за каждый просмотр). Таким образом, общая сумма расходов за шесть месяцев составила 88 000 рублей. Теперь рассчитаем, во сколько обошелся компании каждый новый сотрудник. Всего было отобрано 1870 человек, следовательно, на то, чтобы привлечь одного, потрачено 47 рублей (88 000 руб. : 1870 человек). Однако этот же интернет-портал разработал и на те же полгода сделал выгодное пакетное предложение – безлимитный тариф. Можно было бы размещать вакансии, получать доступ к резюме соискателей в неограниченном количестве и всего за 33 000 рублей. Если бы компания воспользовалась пакетным предложением, то найм одного сотрудника обошелся бы ей в среднем всего в 18 рублей (33 000 руб. : 1870 человек). Иначе говоря, можно было сократить затраты на поиск и привлечение персонала в 2,6 раза.

Если говорить о размещении объявлений о вакансиях в специализированных СМИ, то тоже можно найти экономные варианты. Рассмотрев каждый вариант, предварительно прикиньте затраты и выберите наиболее оптимальный.

Пример

Компании понадобилось разместить в специализированной газете информацию о семи открытых вакансиях: грузчик, бухгалтер, экономист, оператор ПК, кладовщик, юрист, инспектор отдела кадров. HR-директор попросил менеджера по подбору выяснить, какие варианты размещения существуют и сколько каждый из них будет стоить. Оказалось, есть три варианта. Первый: каждую вакансию поместить в отдельный блок (рамочку) 5,7 1,9 см. Один блок стоит 230 рублей. Затраты на все блоки составят 1610 рублей (230 руб. 7 блоков). Второй вариант: все семь вакансий поставить в одном блоке 8,7 10,7 см. Стоимость блока из семи вакансий – 1725 рублей. Третий вариант: сгруппировать вакансии по тематическим блокам и разместить в тематических рубриках. Получилось три блока. В одном из них вакансии кладовщика и грузчика, стоимость 460 рублей. В другом – информация о вакансиях экономиста, бухгалтера, оператора ПК, за что компания заплатит также 460 рублей. И в такую же цену обойдется третий блок, в который войдут вакансии юриста и инспектора по кадрам. Следовательно, за размещение всех вакансий в привязке к тематическим рубрикам нужно заплатить 1380 рублей (460 руб. 3 блока). Компания воспользовалась последним вариантом.

Используйте бесплатные инфоресурсы

Развитие информационных технологий в мире вообще и в России в частности, дает нам уникальные возможности – воплощать самые гениальные проекты при самых минимальных затратах, а иногда и совершенно бесплатно! Очень эффективна, как правило, работа с бесплатными (как для предлагающих, так и для ищущих работу) интернет-порталами, которые есть в каждом регионе.

Пример

В Липецке есть бесплатный интернет-портал по поиску работы. Называется он 48.ru. Аналогичный портал в Саратове – 164.ru. Эти порталы предлагают работодателям размещать определенное количество вакансий бесплатно (как правило, до трех). Кроме того, порталы представляют бесплатный и неограниченный доступ к базе информации соискателей. Это неполноценные развернутые резюме. Тем не менее минимум информации, необходимый для того, чтобы составить представление о человеке, там есть. Самое главное – HR-служба может получать контактные данные соискателей в режиме онлайн сразу после того, как разместит вакансию. И так по всем трем вакансиям.

В регионах есть свои новостные интернет-порталы, которые поддерживают местные власти. На этих порталах есть рубрика «Работа». В ней можно бесплатно разместить определенное количество вакансий, а в использовании контактов соискателей работодатели не ограничены. В последнее время популярными стали порталы www.slando.ru и www.avito.ru. Вы можете там бесплатно размещать неограниченное количество вакансий и искать контакты.

Используйте для подбора персонала соцсети

Создайте страничку своей компании в популярных соцсетях, например, на Facebook, Вконтакте. Чем интереснее и привлекательнее Ваша страничка, тем больше потенциальных кандидатов будут озадачены поиском работы именно в вашей компании. Не будем останавливаться подробно на том, как правильно оформить такую страничку. Отметим лишь, что сейчас проявляется тенденция к уходу от широкополосного Интернета к карманным мобильным устройствам. Особенно среди молодого поколения.

Постарайтесь минимизировать негативные последствия от оптимизации затрат на ФОТ

Снижение расходов на оплату труда – крайний шаг, который вызывает обычно целую волну негативных последствий. Например, сокращение штата, понижение уровня зарплат работников. И то, и другое может привести к потере квалифицированного персонала. А значит, пострадают производительность труда и качество работ. Постарайтесь объяснить это руководству. Подчеркните: значительно сокращать расходы на ФОТ не стоит. Потери могут быть более масштабными, чем сэкономленные средства. Предложите, скажем, заморозить эти расходы и не допускать их роста.

Если избежать заметного сокращения ФОТ не удается, вспомните об аутсорсинге

Благодаря аутсорсингу Вы значительно снизите расходы на персонал без негативных последствий для компании. В первую очередь на аутсорсинг надо отдавать работу, для выполнения которой не требуется высококвалифицированного персонала, имеющего специальные навыки и знания. А именно: погрузочно-разгрузочные работы, труд на складах, экспедирование грузов, фасовка/упаковка, уборка территории, складских и офисных помещений, обслуживание клиентов на кассах, работа в торговом зале (мерчендайзинг). Также это могут быть услуги младшего обслуживающего персонала (официант, горничная) и рекламные кампании (промоутеры, ростовые куклы, массовка). Насколько выгоден компании аутсорсинг, показывают расчеты.

Пример

Организация приняла в штат грузчика. Его оклад – 20 230 рублей. Кроме того, на эту сумму компания должна начислить и уплатить взносы в фонды – пенсионный, социального страхования и обязательного медицинского страхования. В общей сумме размер взносов составляет 30 %. К этому надо прибавить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 %. Итого – 30,2 %. В денежном выражении это будет 6109 рублей (20 230 руб. 30,2 %). Следовательно, затраты работодателя составят 26 339 рублей (20 230 руб. + 6 109 руб.). На руки сотрудник получит 17 600 рублей (20 230 руб. – 13 % НДФЛ). Если бы компания использовала грузчика на условиях аутсорсинга, то тратила бы на оплату его труда только 17 600 рублей и не больше. Эта сумма складывается из часовой ставки работы грузчика – 110 рублей, умноженной на 8 часов (длительность рабочего дня) и на 20 рабочих дней: 17 600 (110 руб. 8 часов 20 рабочих дней). Как видим, работодатель сэкономил бы на налогах 6109 рублей. И это только на одном работнике.

Юрий ГРИГОРЬЯН, Директор по управлению персоналом управляющей компании «Альфа – Капитал»

Стали собственными силами подбирать все категории сотрудников и обучать их

Когда мы проанализировали бюджет, то поняли, что наиболее затратная статья расходов – подбор персонала. Чтобы сократить эти расходы, мы начали повышать профессиональный уровень наших менеджеров по подбору. Со временем они смогли проводить качественную экспертизу кандидатов на любые должности, и теперь подбираем персонал самостоятельно, включая топ-менеджеров. Такой же принцип развития «внутренней экспертизы» мы применили и к обучению. Иначе говоря, мы прекратили нанимать сторонних тренеров, а попросили выступить в их роли ключевых специалистов и топов. Это тоже помогло снизить расходы на персонал. Кроме того, мы ввели режим экономии при организации корпоративов. Мы оставили ключевые, в том числе низкобюджетные проекты. Например, день здоровья, выставки работ наших сотрудников в сотрудничестве с экспертами Союза художников РФ, маленькие презенты работникам на незначительные праздники

Ольга ТОПКАСОВА, Директор по персоналу группы компаний «АЯК»

Устраните лишние уровни управления, урежьте соцпрограммы, установите бонусы за экономию

Постарайтесь не снижать заработные платы и премии сотрудникам – может резко упасть эффективность. А сокращать персонал стоит лишь в том случае, если нужно не только оптимизировать расходы, но и провести «чистку рядов», оставив в штате самых результативных сотрудников. На мой взгляд, один из лучших способов оптимизировать расходы – пересмотреть организационную структуру компании и исключить лишние уровни управления. Еще один действенный шаг – уменьшить корпоративные затраты. Сократите социальные программы, льготы, которые ранее предоставлялись работникам сверх установленных законодательством норм. Как вариант, можно разработать прозрачную систему начисления бонусов, которая будет мотивировать персонал снижать всевозможные издержки. При этом часть сэкономленных денежных средств частично выплачивать сотрудникам

Внимание!

Некоторые печатные СМИ за размещение в тематических рубриках двух и более блоков из вакансий предлагают скидку от 5 до 10 %. Это привлекательно с финансовой точки зрения. Кроме того, разместив объявления о работе в тематических блоках, Вы получите максимальное количество откликов.

Ольга МОЛИНА, Директор по персоналу «АстраЗенека Россия»

Обучение растянуть по времени, а с иногородними проводить собеседование по Skype

Чтобы сократить расходы на персонал без вреда для компании, я выстраиваю задачи по приоритетам. Затем смотрю, какие задачи некритичны, а значит, от них можно отказаться или отодвинуть сроки их исполнения. Например, пересмотреть календарь обучения сотрудников, растянув его по времени и снизив нагрузку на компанию. Также важно понять, может ли HR-департамент не привлекать дорогостоящих подрядчиков (консалтинговые фирмы, кадровые агентства) и обойтись собственными силами. Скажем, попросить ключевых сотрудников провести часть тренингов. Еще один способ оптимизировать HR-расходы – организовать тендер среди оставшихся поставщиков и снизить стоимость закупаемых услуг. Кроме того, сэкономить помогут современные технологии. К примеру, вместо того, чтобы ездить в другие города для собеседований с кандидатами, используйте Skype или видеоконференции

Создав страничку компании в социальной сети, обязательно позаботьтесь о том, чтобы разработать и ее мобильную версию. Благодаря этому, страничка будет корректно отображаться на различных гаджетах и мобильных устройствах, с которых молодые люди заходят в интернет. А значит, компания повысит свои шансы выйти на целевую аудиторию – талантливую молодежь с высоким потенциалом.

Три важных преимущества использования сотрудников по аутсорсингу

Во-первых, ваша компания сократит штатную численность сотрудников. Во-вторых, Вы сможете «заказывать» работников лишь на тот период, когда они действительно необходимы. Платить им зарплату, когда у них мало работы (как бывает, когда сотрудники в штате), не надо. Между тем замечено, что время простоя при отсутствии работы достигает порой 2/3 от продолжительности рабочего дня. Следовательно, 2/3 зарплаты выплачивается в такой период, по сути, ни за что. В-третьих, если ваша компания зависит от сезонных колебаний бизнеса, Вы без труда сможете то уменьшать, то увеличивать количество работников в тот или иной сезон.