Документы официально делового стиля примеры. Деловой текст

Пять основных стилей речи

Итак, как уже сказано выше, любой текст, который Вы создаете, может быть отнесен к одному из пяти стилей речи. Вот они:

Научный стиль

Публицистический стиль

Художественный стиль

Официально-деловой стиль

Разговорный стиль

Обратите внимание: различные виды текста, как правило, относятся к различным стилям, хотя могут описывать один и тот же объект. Давайте рассмотрим на примере. Предположим, Вам нужно написать текст о стиральной машине. Каким образом Вы можете его написать:

Вы пишете обзор с основными характеристиками (научный стиль)

Вы пишете продающий текст (разговорный стиль)

Вы пишете seo-статью для блога (публицистический стиль)

Вы пишете гипнотический текст (художественный стиль)

Вы пишете коммерческое предложение (официально-деловой стиль)

Впрочем, для большей объективности, зацикливатся сегодня на стиральной машине мы не будем, а просто рассмотрим все пять стилей речи с различными примерами.

1. Научный стиль речи

Научный стиль характеризуется жесткими требованиями к написанию, которые более подробно описаны в статье «Пример научного текста. Научный стиль: советы и рекомендации». В этой статье пример научного стиля будет более сжатым, но если Вас интересует развернутый вариант, то его можно найти на этой странице.

Научный стиль используется среди ученых, а также в среде образования. Отличительная особенность научного стиля заключается в его объективности и всестороннем подходе к рассматриваемому вопросу. Тезисы, гипотезы, аксиомы, выводы, монотонная окраска и закономерности – вот что характеризует научный стиль.

2. Публицистический стиль речи

В отличие от научного стиля, публицистический стиль более противоречивый и неоднозначный. Главная его особенность: он используется для «промывки мозгов» в СМИ, а, следовательно, изначально необъективен и содержит оценку автора происходящих событий, явлений или объектов. Публицистический стиль широко используется для манипулирования. Рассмотрим на примерах.

Допустим, в деревне Эксперименталово местный житель дядя Ваня провел ряд испытаний нового химического препарата на курице, в результате чего она стала нести золотые яйца. А теперь давайте посмотрим, как эту информацию может донести до нас публицистический стиль:

3. Художественный стиль речи

Когда Вы переутомлены сухостью научного стиля или двуличностью публицистического, когда Вам хочется вдохнуть легкости чего-то прекрасного, яркого и насыщенного, переполненного образами и незабываемой гаммой эмоциональных оттенков, то к Вам на помощь приходит художественный стиль.

Итак, художественный стиль – это «акварель» для писателя. Для него характерны образы, краски, эмоции и чувственность.

4. Официально-деловой стиль речи

Официально-деловой стиль – это стиль всех деловых документов: писем, жалоб, заявлений, нормативных актов и так далее. Как и для научного стиля, для него характерны жесткие правила, подробнее о которых можно прочитать в статье «Официально-деловой стиль. Примеры и принципы создания деловых текстов».

Основные характеристики делового стиля – это точность, педантичность к деталям, императивность. Этот стиль делает главный акцент на передачи информации, не допускает двойственности толкований и, в отличие от научного стиля, может содержать местоимения первого и второго лица.

5. Разговорный стиль речи

Разговорный стиль наиболее характерен для современного Интернета. С массовым появлением блогов, он стал доминирующим в Сети и оставляет свой отпечаток не только в веб-публицистике, но также в продающих текстах, слоганах и т.д.

Разговорный стиль, по сути, стирает границы между автором и читателем. Для него характерна естественность, раскованность, эмоциональность, своя специфическая лексика и подстройка под получателя информации.

Пример научного стиля речи.

Исходя из результатов эксперимента, можно сделать заключение, что объект имеет мягкую однородную структуру, свободно пропускает свет и может изменять ряд своих параметров при воздействии на него разности потенциалов в диапазоне от 5 до 33 000 В. Исследования также показали, что объект необратимо изменяет свою молекулярную структуру под воздействием температуры свыше 300 К. При механическом воздействии на объект с силой до 1000 Н видимых изменений в структуре не наблюдается.

Пример публицистического стиля речи.

Невероятное открытие! Житель глухой деревни Эксперименталово изобрел новый препарат, заставляющий куриц нести золотые яйца! Тайна, над которой не одно столетие бились величайшие алхимики мира, наконец, раскрыта нашим соотечественником! Пока от изобретателя никаких комментариев не поступало, он, в данный момент, находится в сильном запое, однако можно однозначно сказать, что открытия таких патриотов, однозначно, стабилизируют экономику нашей страны и укрепят ее позиции на мировой арене как лидера в области добычи золота и производстве золотых изделий на десятки лет вперед.

Пример художественного стиля речи.

Сидорович плохо спал ночью, то и дело, просыпаясь под раскаты грома и сверкание молний. Это была одна из тех ужасных ночей, когда хочется закутаться под одеяло, высунув нос для притока воздуха, и представлять что ты в шалаше в дикой степи за сотни километров до ближайшего города.

Вдруг откуда ни возьмись Сидоровичу по уху проехалась ладонь спавшей рядом жены:

– Спи уже, путешественник хренов, – простонала она, сонно причмокивая языком.

Сидорович обиженно отвернулся, надувшись. Он думал о Тайге…

Пример официально-делового стиля речи.

Я, Иванов Иван Иванович, выражаю свои искреннюю благодарность сотрудникам компании ООО «Пример», в частности, Сидорову С.С. и Пупкову В.В. за высокий уровень качества обслуживания и оперативное урегулирование всех спорных моментов прямо на месте и прошу поощрить их в соответствием с условиями коллективного договора ООО «Пример».

Пример разговорного стиля речи.

Вы когда нибудь задумывалить о том, что было бы, если бы Земля поменялась местами с Юпитером? Я серьезно! Возникли бы Новые Васюки на его кольцах? Конечно нет! Они же из газа! Неужели вы хоть на минуту купились на такую откровенную чушь? В жизни не поверю! А если бы луна упала в Тихий Океан, на сколько бы поднялся его уровень? Вы, наверное, думаете, что я – редкий зануда, но, если я не задам эти вопросы, то кто?

Знание этого стиля крайне необходимо специалистам, осуществляющим первичную обработку информации и оказывающим рефе-рентские услуги, ибо официально-деловой стиль русского литературного языка обслуживает административно-правовую деятельность, документально фиксирует государственную, общественную, политическую, экономическую жизнь, регулирует деловые отношения между государством и организациями, государством и гражданином, гражданами между собой и государствами между собой.

Т. Овчинникова характеризует круг обязанностей референта и особенности его работы так:

«Особенностями труда референтов являются:

В области знании и умений:

• изучение большого объема информации;
• целенаправленное и максимальное ее использование.

В области общения:

• наличие специфических умений по контактированию с большим количеством людей;
• частое и неизбежное общение с руководителями, имеющими, как правило, сложный характер.

Следовательно, в деятельности секретарей-референтов наблюдаются составляющие труда как активных, так и пассивных интеллектуальных работников, а также творческих личностей и лиц, осуществляющих первичную обработку информации».

Официально-деловой стиль используется в документах разных жанров, сопровождающих типовые ситуации официально-деловых отношений, с которыми чаще всего приходится иметь дело референту. От него, также как и от научного, требуется точность и однозначность формулировок, четкость, ясность, логичность и лаконизм изложения, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств.

Официально-деловой стиль используется в служебных документах, тексты которых формализованы, трафаретны, лишены эмоционально-экспрессивной оценки событий и фактов, - в документах констатирующих (справка, характеристика, отчет и др.) и предписывающих (закон, приказ, инструкция, постановление и др.).

Поскольку официально-деловой текст должен содержать точные и однозначные формулировки, быть четким, ясным, логичным и лаконичным, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств, использованием клишированных формул и терминов. Процесс стандартизации охватывает не только лексику, но также морфологию и синтаксис деловой речи. Использование готовых формул, клише, характеризующих стандартные ситуации, существенно повышает информативность деловых бумаг, значительно упрощает и ускоряет работу с ними.

Официально-деловой текст стилистически однороден, в нем используются исключительно нейтральные и книжные элементы. Примеры:

Слушали: Прошение Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана, на имя Патриарха следующего содержания: «Почтительно прошу Вас и Священный Синод уволить меня на покой по состоянию здоровья с предоставлением, если это возможно, места для служения в Московской или Калужской епархии».

Постановили: Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана согласно прошению уволить на покой.

Глубокоуважаемый господин Петров!

Сожалеем о том, что до сих пор нами не получен ответ на наш запрос № 40156 от 18 декабря с. г. Уведомляем Вас, что, не получив в срок Ваши материалы, мы не сможем приступить к работе по выполнению Вашего заказа.

Разновидностями официально-делового стиля являются канцелярско-деловой, дипломатический и юридический стили.

Пример канцелярско-делового текста:

Справка выдана Жигалкиной Татьяне Анатольевне в том, что она проживает по адресу: пос. Черкизово Московской области, ул. Главная, 99. Справка дана для предъявления по месту требования.

Пример дипломатического текста:

Отдел культуры посольства Австрии просит Вас пожаловать на дружеский коктейль по случаю торжественного открытия Австрийской библиотеки в Москве.

В дипломатических текстах предпочтение отдается торжественным словам, высоким этикетным формулам вежливости, которые присущи международному государственному общению и подчеркивают особую значимость документа:

Высокие Договаривающиеся Стороны, убежденные в том, что их решение будет содействовать упрочению мира и безопасности в Европе и во всем мире, отмечая, что ранее существенные или согласованные меры создали благоприятные условия для новых важных шагов в направлении дальнейшего развития и укрепления их взаимоотношений, желая в договорной форме выразить свою решимость к улучшению и расширению сотрудничества между ними, включая область экономического соглашения, а также научно-технических и культурных связей, в интересах обоих государств, договорились о нижеследующем...

В тексте много специфических словосочетаний, характерных для официально-делового стиля, трафаретов и штампов: содействовать, упрочению мира, в направлении дальнейшего развития, создать благоприятные условия, выразить в договорной форме и т. п., но в то же время при всей стереотипности подчеркнута особая значимость договора, в основе которого высокие цели.

Также закреплены готовые языковые формулы и в дипломатической переписке: Свидетельствуем свое почтение... Имеем честь сообщить Вам, глубокоуважаемый господин Посол... Примите уверения в моем высоком уважении...

В каждой стране есть свои, национальные, особенности и требования, на которые редактору следует обращать внимание, так как они оказывают воздействие на составление дипломатических текстов.

В законодательных документах используется лексика и фразеология гражданского и уголовного права.

Пример юридического текста:

Каждый человек должен обладать всеми правами и всеми свободами, провозглашенными настоящей Декларацией, без какого бы то ни было различия, как-то: в отношении расы, цвета кожи, пола, языка, религии, политических или иных убеждений, национального или социального происхождения, имущественного, сословного или иного положения.

Согласно еще одной классификации существуют официально-документальный и обиходно-деловой стили, что предопределяет разные подходы к редактированию текстов. Если в постановлении, приказе или справке вольности недопустимы, то частное официальное письмо (например, письмо, направленное давнему деловому партнеру) или протокол собрания трудового коллектива менее стереотипизиро-ванны.

Пример официально-документального текста:

Указ Президента Российской Федерации «О награждении государственными наградами Российской Федерации работников органов прокуратуры».

За большой вклад в укрепление законности и многолетнюю добросовестную работу в органах прокуратуры наградить: ОРДЕНОМ ПОЧЕТА

ЛИНКЕВИЧА Геннадия Станиславовича - Коломенского городского прокурора Московской области.

Примеры обиходно-делового текста:

Доверенность

Я, Степанова Нина Александровна (паспорт: сер. 45 03, № 336337, выдан 47 отделением милиции г. Москвы), доверяю моей дочери Степановой Ольге Петровне оформление документов на приватизацию квартиры в связи с тем, что я нахожусь в длительной заграничной командировке.

Производство на челябинском электрометаллургическом комбинате приостановлено. Предприятие лишилось возможности закупать сырье и доставлять его по железной дороге. Банки, обслуживающие комбинат - Промстройбанк, Инкомбанк, Челиндбанк, отказывают в прохождении платежей. Комбинату не удалось также оплатить счета через Сбербанк. Кризис банковской системы не позволяет получить и 26 млн рублей на зарплату рабочим.

Лексические особенности официально-делового стиля:

1) стандартизация языка, частая повторяемость клише, трафаретов и штампов в стандартных ситуациях, причем стандартные языковые формулы нельзя заменить синонимичными, так как они сами по себе стремятся к абсолютной полноте выражения, которая предотвращает другое толкование.

В ответ на Ваш запрос (заказ, предложение, просьбу, письмо, приглашение) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что... Настоящим напоминаем (просим, сообщаем, подтверждаем, гарантируем, еще раз напоминаем), что...

Просим срочно подтвердить наш заказ (прислать ваши предложения, телеграфировать о вашем согласии, сообщить нам о вашем решении);

• 2) использование канцеляризмов, редко встречающихся вне официально-делового стиля (правоспособный, квартиронаниматель, усыновитель, входящий/исходящий документ и др.);
• 3) ограниченный лексический диапазон, практически исключающий речевые средства, которые могут нарушить нейтральность изложения, в том числе:
  • стилистически окрашенную лексику;
  • разговорную лексику;
  • просторечную лексику;
  • устаревшую лексику;
  • диалектизмы;
  • фразеологизмы;
  • неологизмы;
  • жаргонизмы;
  • эмоционально-экспрессивную лексику;
• 4) предопределенность вариантов лексической сочетаемости слов: услуги всегда предлагаются , товары - поставляются , письма - составляются и направляются , документация - разрабатывается , переговоры - проводятся и т. д.

Морфологические особенности официально-делового стиля:

• 1) широкое использование конструкций с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в целях экономии, расширения, в связи с уходом, отпуском;
• 2) употребление отглагольных существительных для называния действий: во исполнение, во избежание, на основании.

Синтаксические особенности официально-делового стиля:

1) использование преимущественно повествовательных, а не вопросительных или восклицательных предложений:

Результаты работы комиссии можно признать удовлетворительными;

2) употребление главным образом двусоставных предложений:

Я, Ханина Ирина Владимировна, родилась в 1960 году в г. Мичуринске Тамбовской области.

Из односоставных употребляются только безличные (Ситуацию, сложившуюся в цехе № 3, следует изменить) и определенно-личные (Во исполнение постановления приказываю наградить...);

3) применение в основном простых предложений:

Ваш вопрос будет решен завтра.

Из сложных предложений наиболее распространены бессоюзные (Секретарю необходимо дотошно вникать в технику дела: все тщательно проверить, уточнить, исправить, дополнить и отдать на подпись руководителю) и сложно-подчиненные с придаточными изъяснительными (Нужно, чтобы секретари-референты осознали важность и значимость своей работы), определительными (Требования, которые вы выдвигаете, для нас неприемлемы), условными (Если вы пришлете нам письменный запрос, мы готовы приступить к работе над проектом), причины (Поскольку счет до сих пор не оплачен, отгрузка товара приостанавливается) и цели (Чтобы ваш товар пользовался спросом, необходима тщательно продуманная рекламная кампания), а также сложные конструкции (Собраны соответствующие материалы, что позволяет...);

• 4) использование распространенных предложений с большим количеством однородных членов (Наша фирма оказывает услуги по страхованию, проектированию, эксплуатации, перевозке, обслуживанию и ремонту оргтехники, мебели для офисов и фирменной рабочей одежды);
• 5) активное использование причастных и деепричастных оборотов (Акт, выданный на руки А. Синицыной, считать недействительным; Рассмотрев предложение токаря Налетова, совет предприятия постановляет...);
• 6) употребление страдательных конструкций (Советом предприятия было принято решение; В ходе инвентаризации было установлено...).

Необходимость официально-делового стиля вызвана стремлением к емкости, к обобщению типовых ситуаций официально-деловых отношений.

Умение ориентироваться в функциональных стилях русского литературного языка и жанрах каждого стиля поможет референту не только в редактировании, но и в написании деловых бумаг. Особое внимание, разумеется, надо обратить на официально-деловой стиль, отличающийся консервативностью и устойчивостью. В нем очень медленно происходят языковые изменения, и референт должен, редактируя, иметь всегда под рукой модели синтаксических конструкций, которые наиболее употребительны в деловой переписке для выражения просьбы, пожелания, согласия, отказа, мотивировки и т. д. Канцелярский язык, стандартные языковые формулы и термины - это необходимость, которая позволяет предотвратить неточность, неправильное толкование, их нельзя заменить синонимами. Но это в том случае, если речь идет об официальных документах. Для информационных писем, рекламных текстов, пресс-релизов, обзоров словарь богаче и гораздо шире, и наряду с официально-деловым в них используются публицистический и литературно-художественный стили.

• Овчинникова Т.И. Сскретарь-рсфсрент - работа творческая // Секретарское дело. 2006. № 8. С. 38-39.

Разнообразна. В каждой жизненной ситуации есть определенные нормы общения. В официальной сфере тоже существуют специфические нормы, которые иногда идут вразрез с общеязыковыми. Это особенность официально-делового стиля. Он сухой и пресный, все обороты в нем однозначны и постоянны.

Официально-деловой стиль: определение

Официально-деловой стиль - это стиль деловодства и законодательных актов, который формировался на протяжении многих лет. Его характерной особенностью считается постоянство в использовании одних и тех же слов и лексических оборотов.

Которого периодически встречает в своей жизни каждый человек, должен быть понятным и однозначным. К тому же все его жанры пишутся по одним и тем же шаблонам. Иногда, чтобы получить новый документ, достаточно просто переписать 2-3 слова.

Стилистические особенности

Как и любой другой, он имеет свои характерные признаки. Официально-деловой стиль в деловых текстах характеризуется точностью и однозначностью изложения, долженствующее-предписывающим характером, полной безличностью, отсутствием любым эмоциональных проявлений, стандартностью и стереотипностью.

Любой документ должен быть трактован только в одном ключе. Поэтому все изложенные в нем данные имеют однозначный характер, потому как иное означает неразбериху и беззаконье в любых делах.

Поскольку это стиль деловодства, он используется для регулирования официальной сферы жизни человека и общества. Все, что в нем излагается, должно быть беспрекословно исполнено.

Никакой личной характеристики или субъективных трактовок в документах не может быть. Поэтому официально-деловой стиль русского литературного языка допускает изложение личной информации только в незначительных документах типа заявления или объяснительной для аргументации необходимости того или иного действия.

Однозначность изложения трактует и высокую степень стереотипности. Она присутствует на всех уровнях стиля: от набора лексем до общей структуры всего документа.

Лексика стиля

Как и любой другой, официально-деловой стиль в деловых текстах использует стандартный для себя набор лексем и оборотов. В первую очередь это слова из отрасли официального общения: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, глава, закон и им подобные. В других стилях они используются значительно реже.

Второй характерной особенностью считается употребление постоянных выражений и штампов речи. Это делает любой текст предсказуемым, но в то же время совершенно однозначным: исходя из, принимая во внимание, в соответствии с .

Примечательно, что, невзирая на высокий уровень безличностности, в официально-деловом стиле допускается использование местоимений и глаголов первого лица. К сравнению, в научном стиле это совершенно не приемлемо.

И последняя особенность - это наличие сухой, немного устаревшей канцелярской лексики, которая в других стилях звучит неуместно и несколько комично: имеет место быть, находится в состоянии алкогольного опьянения, жидкость, внешне похожая на коньяк .

Синтаксические конструкции

По постоянству синтаксических конструкций каждый человек легко определит официально-деловой стиль. Примеры его хорошо известны каждому из школы. И наверняка не раз в жизни приходилось писать заявление или протокол.

На синтаксическом уровне в первую очередь отмечается наличие небольших конструкций, простых предложений, минимальное количество усложнений, таких как однородные члены предложения или вставные конструкции. Это диктуется необходимостью простоты и однозначности в понимании изложенной в документе информации.

На уровне текста наблюдается высокий уровень стандартизации его структуры. К примеру, каждое заявление начинается с шапки в верхнем правом углу, в которой указывается, кто и к кому обращается. Далее идет сам текст заявления, который заканчивается датой и подписью обращающегося. Верхний левый угол документа оставляется для наложения резолюции по данному заявлению. Такая же стандартизация характерна для всех остальных жанров.

Отрасли применения

Довольно большое распространение имеет встречаются любому человеку постоянно. Поэтому этот стиль разделен на несколько подстилей, в зависимости от отрасли применения.

Законодательные документы используются для формирования нормативно-правовой базы общества. Она предписывает правила, по которым должен жить каждый человек, подпадающий под влияние конкретно этого документа. Также в законодательных актах устанавливается наказание за невыполнение предписаний.

Юрисдикционная отрасль констатирует нарушение и назначает наказание за него. Здесь же находятся и и пересмотре дела в связи с определенными доказательствами или обстоятельствами.

Очень распространен административный официально-деловой стиль. Примеры таких документов даже изучаются в школьной программе. Сюда относятся документы, регулирующие деятельность отдельных организаций и их взаимодействие с отдельно взятыми личностями.

И последняя отрасль - дипломатическая. От правильности ведения документации в этой сфере зависят отношения между государствами. Одна неправильная запятая или слово может стать причиной глобального конфликта.

Жанры

На практике официально-деловой стиль речи примеры текстов имеет самые разнообразные. Назвать абсолютно все жанры в одной статье будет довольно проблематично. Поэтому остановимся на самых популярных из них, разделив их на группы в зависимости от отрасли использования.

К законодательным документам относятся закон, акт, решение, указ. Составляются они на высших уровнях власти специально подготовленными людьми.

В отрасли юристикции жанры официально-делового стиля в русском языке представлены приговорами, судебными решениями, кассационными жалобами, ордерами на обыск или задержание.

Административные документы - одни из самых распространенных. Сюда принадлежат заявление, автобиография, приказ, рекомендация, факс, телефонограмма, расписка и многие другие.

В дипломатии чаще всего используются договоры, пакты, соглашения, конвенции.

Деловодство

Уже немало сказано о том, насколько богат на жанры официально-деловой стиль. Примеры их использования встречаются постоянно. Это активный стиль, употребляемый повсеместно в повседневной жизни. Чаще всего простой человек сталкивается с ним в отрасли деловодства. При приеме на работу мы пишем резюме, автобиографию и заявление, подаем справки с предыдущего места работы.

В основном у всех этих документов примерно одна и та же структура. Начинаются они с указания автора, составившего этот текст, далее идет изложение материла, которое заверяется подписью и печатью, если таковая имеется.

Обобщение

В русской филологии официальный деловой стиль документа, языка, речи имеет активный характер использования. Он высоко стандартизован и имеет определенный набор слов и выражений, использующихся вопреки некоторым законам языка.

К примеру, тавтологии не являются стилистической ошибкой, поскольку способствуют однозначному пониманию, чего нельзя достичь использованием местоимений для более красивого литературного звучания.

Каждый человек в своей жизни обязан уметь пользоваться этим стилем, поскольку он регулирует взаимодействие личности с организацией, государством и всем правовым миром в целом.

Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной переписки. Особенности, примеры. В чем отличия делового формата текста и речи от разговорного или литературного? Образцы, шаблоны писем (10+)

Деловой стиль написания текста

Главная цель делового языка - точно и понятно донести смысл сказанного до собеседника или читателя. Все остальное - второстепенно. Формальный текст должен быть понятен и легко читаться . Стремиться к красоте формального текста не стоит, это же не художественное произведение. Написать красивый деловой текст дано далеко не каждому, да и смысла в этом никакого нет.

Примеры документов в деловом стиле

Не стремитесь к краткости. Краткость полезна только в дополнение к информативности и читаемости. Если для точного понимания смысла нужно написать еще несколько строк, обязательно напишите их. Представьте себе человека, который будет читать Ваш текст. Взгляните на текст его глазами. Сделайте текст удобным для чтения этому человеку. Задумайтесь, какие вопросы могут возникнуть у читателя, какие пояснения понадобились бы Вам, находись Вы на его месте. Сразу приложите все необходимые материалы и дайте необходимые пояснения.

К официальному тексту, если он имеет достаточный объем, имеет смысл делать приложения. В основном тексте излагать суть вопроса, в приложениях приводить обоснования. Такой текст намного легче читать.

Официальные тексты мы пишем для того, чтобы что-то от кого-то получить или добиться. Приступая к тексту, сосредоточьтесь на своей цели, сделайте текст таким, чтобы он вел к ней кратчайшим путем. Тогда текст получится хорошим.

Приступая к написанию официального текста, четко сформулируйте цель , с которой Вы пишете документ, и напишите эту цель на бумаге (набейте на компьютере), чтобы она (цель) была у Вас перед глазами. Все время помните о цели. Не уходите от темы. В Ваш документ нужно внести только то, что нужно для достижения цели, с которой этот документ написан. Не нужно никаких лирических отступлений, призывов, лозунгов, шуток и прочего лексического шума.

В официальных текстах проявление эмоций неуместно и вредит качеству. Например, вполне допустимо написать так: "Я была неприятно удивлена тем, что Ваш менеджер не предоставил мне скидку как постоянному клиенту". Тут Вы говорите, что обоснованно ожидали скидки и не получили ее. Но не следует писать так: "Вчера я посетила Ваш магазин, попросила у менеджера скидку. Но он мне ее не предоставил. Я была так расстроена, что не спала всю ночь. Это такой стресс для меня."

Не путайте официальный стиль написания текста с юридическим, публицистическим, литературным и другими. Для них выработаны совсем другие требования и каноны. Не смешивайте стили. Для справки, этот текст написан в публицистическом стиле. Примеры документов в официальном деловом стиле в конце статьи.

Местоимения

Используя местоимения, помните правило, что местоимениями мужского рода ("он", "который", ...) может быть заменено существительное мужского рода, которое употреблялось в тексте последним , местоимениями женского рода ("она", "которая", ...) может быть заменено самое последнее существительное женского рода, а местоимениями среднего рода ("оно", "которое", ...) - последнее существительное среднего рода. Местоимения множественного числа должны относиться к последним перечисленным объектам.

Например: Барак Обама и его супруга представляют собой идеальную пару. Они - чернокожие. Он - преуспевающий политик, она - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку, которую разбила перед Белым Домом.

А так писать не стоит: Барак Обама, его супруга и их собака гуляют обычно втроем. Они представляют собой идеальную пару (вероятно, вместе с собакой). Он - преуспевающий политик, она (наверное, собака) - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку.

Местоимениями третьего лица в официальных текстах злоупотреблять не стоит, так как они в любом случае затрудняют чтение (помните про главную цель текста). Лучше лишний раз употребить существительное или сокращение. Не бойтесь повторения слов, если это необходимо для правильного и быстрого понимания текста.

Местоимение "Вы" в некоторых случаях пишется с большой буквы, а в некоторых - с маленькой. С большой буквы оно пишется, когда это - обращение к одному человеку. Например, "не могли бы Вы мне помочь", или "Прошу Вас". С маленькой буквы "вы" пишется, когда это относится к группе людей. Например, "Я обращаюсь к вам, представители разных регионов России, собравшиеся на этом съезде".

Структура официального текста

Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: Текст по-возможности должен излагаться последовательно. В тексте не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избежать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь уменьшить их количество.

Если текст длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда Вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Еще статьи

Жалоба, претензия. Структура, формат, пример, шаблон, образец, текст, ...
Жалоба, претензия. Правильный формат. Шаблон жалобы. Как ее правильно составить?...

Как правильно составить объяснительную записку?...
Как написать объяснительную записку. Советы, рекомендации. Ответы на вопросы чит...

Запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения, ответа. П...
Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,...

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру...
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя...

Авторитет на работе, в офисе - слушайте, молчите, незаметно лидируйте....
В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а...

Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен...
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл...

Шаблон заявления для получения материальной помощи. Текст....
Порядок написания заявления на материальную помощь. Примеры. ...

Коммерческое, деловое предложение. Сотрудничество. Бизнес. Продажа. Пр...
Коммерческое предложение. Советы по составлению. Предложение о сотрудничестве. В...

Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

• международные договоры;
• государственные акты;
• юридические законы;
• различные постановления;
• воинские уставы и уставы предприятий;
• инструкции всех видов;
• служебная переписка;
• разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

• Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
• Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
• Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
• Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
• Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

• существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
• существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
• частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
• использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
• конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
• настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
• сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

• Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
• Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
• Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
• Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.