Курсовая работа: Система документационного обеспечения управления. Конспект лекций по дисциплине «организация и технология доу Особенности управления документацией за рубежом

РОСОБРАЗОВАНИЕ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «организация и технология документационного

обеспечения управления»

На тему: Опыт организации работы с документами за рубежом

Работу выполнила:

Студентка 3 курса

Группы ГДУ-32

Василенко Анастасия

Анатольевна

Работу проверила:

Ватолина Марина

Владимировна

Дата сдачи:

Ростов-на-Дону

Введение ……………………………………………………………………..3

1. Зарубежный опыт стандартизации………………………………………4-11

1.1 История становления и развития международной организации по стандартизации………………………………………………………………4-5

1.2 Современное состояние международной стандартизации в области управления документами…………………………………………………..6-11

2. Опыт организации работы с документами в зарубежных странах……12-20

2.1 Опыт работы с документами в Австралийском союзе……………….12-16

2.1.1 Государственная система стандартизации Австралийского союза..12-13

2.1.2 Архивный фонд Австралийского союза……………………………..14-16

2.1 Опыт работы с документами в Италии………………………………...17-20

3. Анализ современного состояния управления документами в России..21-27

Заключение…………………………………………………………………..28-29

Список использованных источников………………………………………30

Введение

Тема курсовой работы актуальна, потому что изучая опыт организации работы с документами за рубежом можно проследить основные тенденции развития делопроизводства и, анализируя их, применять эти новшества в России.

Цел работы - проанализировать опыт организации работы с документами за рубежом.

Задачи работы:

Изучать зарубежный опыт стандартизации;

Анализировать опыт организации работы с документами в зарубежных странах;

Анализировать современное состояние управления документами в России.

Для написания курсовой работы были использованы:

Нормативно-правовые акты;

Интернет ресурсы;

Периодические издания («Делопроизводство», «Секретарское дело»).

Методами исследования являются: сравнительный анализ, исторический.

1. Зарубежный опыт стандартизации

1.1 История становления и развития международной организации по стандартизации

Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации - ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC), международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) - это глобальная сеть, определяющая, какие стандарты требуются для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она официально была учреждена 23 февраля 1947 г.

Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: “…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности”.

ИСО объединяет 64 страны. ИСО - негосударственная организация: ее члены не являются правительственными делегатами, как, например, в Организации Объединенных Наций. Тем не менее, ИСО занимает особую позицию между государственными и негосударственными организациями. Это происходит оттого, что, с одной стороны, многие из учреждений ИСО являются частью государственных структур в своих странах или находятся под опекой своего государства. С другой стороны, другие члены ИСО являются абсолютно частными, созданными местными союзами промышленных организаций.

О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.

Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных ради всех стран-участниц. Любая сторона мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО .

Таким образом, основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

1.2 Современное состояние международной стандартизации в области управления документами

Организационно в ISO входят руководящие и рабочие органы. Руководящие органы: Генеральная ассамблея (высший орган), Совет, Техническое руководящее бюро. Рабочие органы - технические Комитеты (ТК), подкомитеты, технические консультативные группы (ТКГ).

Генеральная ассамблея - это собрание должностных лиц и делегатов, назначенных комитетами-членами. Каждый комитет-член имеет право представить не более трех делегатов, но их могут сопровождать наблюдатели. Члены-корреспонденты и члены-абоненты участвуют как наблюдатели.

Совет руководит работой ISO в перерывах между сессиями Генеральной ассамблеи. Совет имеет право, не созывая Генеральной ассамблеи, направить в комитеты-члены вопросы для консультации или поручить комитетам-членам их решение. На заседаниях Совета решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании комитетов-членов Совета. В период между заседаниями и при необходимости Совет может принимать решения путем переписки.

Совету ISO подчиняется семь комитетов: ПЛАКО (техническое бюро), ПРОФКО (методическая и информационная помощь); КАСКО (комитет по оценке соответствия); ИНФКО (комитет по научно-технической информации); ДЕВКО (комитет по оказанию помощи развивающимся странам); КОПОЛКО (комитет по защите интересов потребителей); РЕМКО (комитет по стандартным образцам).

ПЛАКО (PLACO - Planning Committee) подготавливает предложения по планированию работы ISO, по организации и координации технических сторон работы. В сферу работы ПЛАКО входят рассмотрение предложений по созданию и роспуску технических комитетов, определение области стандартизации, которой должны заниматься комитеты.

ПРОФКО обязан оказывать методическую и информационную помощь Совету ISO по принципам и методике разработки международных стандартов. Силами комитета проводятся изучение основополагающих принципов стандартизации и подготовка рекомендаций по достижению оптимальных результатов в данной области. ПРОФКО занимается также терминологией и организацией семинаров по применению международных стандартов для развития торговли.

КАСКО (CASCO - Committee on conformity assessment) занимается вопросами подтверждения соответствия продукции, услуг процессов и систем качества требованиям стандартов, изучая практику этой деятельности и анализируя информацию. Комитет разрабатывает руководства по испытаниям и оценке соответствия (сертификации) продукции, услуг, систем качества, подтверждению компетентности испытательных лабораторий и органов по сертификации. Важная область работы КАСКО - содействие взаимному признанию и принятию национальных и региональных систем сертификации, а также использованию международных стандартов в области испытаний и подтверждения соответствия. КАСКО совместно с МЭК подготовлен целый ряд руководств по различным аспектам сертификации, которые широко используются в странах-членах ISO и МЭК: принципы, изложенные в этих документах, учтены в национальных системах сертификации, а также служат основой для соглашений по оценке соответствия взаимопоставляемой продукции в торгово-экономических связях стран разных регионов.

ДЕВКО (DEVCO - Commitete on developing country matters) изучает запросы развивающихся стран в области стандартизации и разрабатывает рекомендации по содействию этим странам в данной области. Главные функции ДЕВКО: организация обсуждения в широких масштабах всех аспектов стандартизации в развивающихся странах, создание условий для обмена опытом с развитыми странами; подготовка специалистов по стандартизации на базе различных обучающих центров в развитых странах; содействие ознакомительным поездкам специалистов организаций, занимающихся стандартизацией в развивающихся странах; подготовка учебных пособий по стандартизации для развивающихся стран; стимулирование развития двустороннего сотрудничества промышленно развитых и развивающихся государств в области стандартизации и метрологии.

КОПОЛКО (COPOLCO - Committee on consumer policy) изучает вопросы обеспечения интересов потребителей и возможности содействия этому через стандартизацию; обобщает опыт участия потребителей в создании стандартов и составляет программы по обучению потребителей в области стандартизации и доведению до них необходимой информации о международных стандартах. Этому способствует периодическое издание Перечня международных и национальных стандартов, а также полезных для потребителей руководств: «Сравнительные испытания потребительских товаров», «Информация о товарах для потребителей», «Разработка стандартных методов измерения эксплуатационных характеристик потребительских товаров» и др.

РЕМКО (REMCO - Committee on reference materials) оказывает методическую помощь ISO путем разработки соответствующих руководств по вопросам, касающимся стандартных образцов (эталонов). Так, подготовлен справочник по стандартным образцам и несколько руководств: «Ссылка на стандартные образцы в международных стандартах», «Аттестация стандартных образцов. Общие и статистическое принципы» и др. Кроме того, РЕМКО - координатор деятельности ISO по стандартным образцам с международными метрологическими организациями, в частности, с МОЗМ - Международной организацией законодательной метрологии .

Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.

Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».

Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation - Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1:Principles) . Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы. Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами .

Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ .

Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными .

В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards) .

Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times).

Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.

Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) устанавливает правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей .

В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация - требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials) .

Из вышенаписанного можно прийти к выводу что, в настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.

2.1 Опыт работы с документами в Австралийском союзе

2.1.1 Государственная система стандартизации Австралийского союза

Весь опыт Австралии в области документационного обеспечения управления является квинтэссенцией наработок ее специалистов.

Государственная система стандартизации Австралийского союза представлена Стандартами Австралии, организацией учрежденной в 1922. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Австралийского союза достаточно обширна. Вполне правомерно сказать, что Австралия- один из лидеров области. Примером тому может послужить ее национальный стандарт AS 4390-1996, который был взят Международной организацией по стандартизации за основу при разработке ISO 15489:2001, а значит, рекомендован всем странам, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO, как эталон при создании соответствующих национальных стандартов.

В рамках своей деятельности в ISO Стандарты Австралии обеспечивают работу подкомитета «Управление архивами/документацией», созданного в структуре технического комитета «Информация и документация», формируя его секретариат. Последний ответственен за разработку и внедрении следующих международных стандартов:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

В 2002 г. в Австралии был принят эквивалентный ISO 15489:2001 национальный стандарт по управлению документацией-AS ISO 15489-2002. Его разработкой занимался Комитет по управлению документацией -структурное подразделение Стандартов Австралии. В дальнейшем Стандарты Австралии учредили также Технический комитет по соблюдению нормативных требований в области управления документацией, цель которого –подготовка сопроводительного документа к AS ISO 15489-2002, содержащего практическое руководство по проведению организациями мониторинга и аудита.

Хотя стандарт AS ISO 15489-2002 во многом повторяет содержание стандарта AS 4309-1996, однако между ними есть и ряд существенных различий, касающихся терминологии, структуры, подхода к освещению различного рода вопросов .

Стандарт AS ISO 15489-2002 был разработан и внедрен как международный стандарт, и для обеспечения соответствия его норм принятым в международной практике некоторые термины были изменены.

Стандарт AS 4390-1996 и смежные с ним были пересмотрены, укрупнены и модернизованы, превратившись тем самым в AS ISO 15489-2002. В то время как AS 4390-1996 содержит шесть частей, AS ISO 15489-2002 – две (непосредственно стандарт и вспомогательные материалы технического характера). Соответственно содержащаяся в, AS ISO 15489-2002 информация существенно отличается от представленной в AS 4390-1996, в основном за счет краткости и сжатости. Стандарты Австралии после издания AS ISO 15489-2002 попытались выделить ключевые компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в новый стандарт, и опубликовать их в виде приложений, дополнений к текущему нормативно-методическому акту по организации управления документами .

Таким образом, необходимо подчеркнуть, что глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO.

2.1.2 Архивный фонд Австралийского союза

Архивный фонд Австралийского союза представлен сетью профильных органов, ответственных не только за хранение документов Архивного фонда страны, но и за разработку законодательных и нормативных актов в области архивного дела. В эту сеть входят: Национальный архив Австралии, Австралийское общество архивистов и государственные архивы субъектов Федерации.

Национальный архив Австралии был образован в 1961 г., когда Архивное управление Союза отделилось от Национальной библиотеки Австралии. В 1975 г. учреждение было переименовано в Архивы Австралии, а в 1998 г. получило свое настоящее название.

Параллельно менялся и статус Национального архива Австралии. Закон об архивах 1983 г. закрепил за учреждениями функцию обеспечения сохранности документов государственных органов и учреждений. В 2001 Национальный архив Австралии приобрел статус федерального органа исполнительной власти, находящегося в ведении министра по делам культуры и спорта.

Должность руководителя Национального архива Австралии официально звучит как «генеральный директор». Совет Национального архива Австралии был учрежден в соответствии с параграфом 10(1) Закона об архивах 1983. В состав совета входят: сенатор, член Палаты представителей, а также еще 11 человек, за назначение которых ответственен министр по делам культуры и спорта.

В структурном отношении Национальный архив Австралии состоит из пяти отделов: «Доступ и связь», «Консультационные услуги», «Координация на национальном уровне», «Организация работы с документами и их хранение», «Управление правительственной информацией», каждый из которых возглавляет один из заместителей генеральный директор».

Австралийское общество архивистов – общественная организация, которая была образована 1975 г. в связи с нехваткой квалифицированных кадров среди архивных работников.

В функции Австралийское общество архивистов входят:

Воспитание собственных квалификационных кадров, предполагающее проведение специализированных тренингов и семинаров;

Содействие организации хранения документальных материалов Архивного фонда страны, надзор за их использованием надлежащим образом;

Всесторонняя помощь в проведении научных изысканий в области архивного дела;

Публикация и распространение иными способами информации, касающейся организации архивного дела Австралийского союза.

Решение вопросов текущей деятельности Австралийского общества архивистов возложено на совет, члены которого избираются по результатам внутреннего голосования.

Рабочими органами Австралийского общества архивистов являются целевые группы, к которым относятся:

Целевая группа «Архивы организаций»;

Целевая группа «Электронные документы»;

Целевая группа «Проблемы коренного населения»;

Целевая группа «Архивы местных органов исполнительной власти»;

Целевая группа «Архивы школ»;

Целевая группа «Архивы университетов».

Государственный архив штата Виктория учрежден Законом о государственных архивах 1973 г. для отбора, передачи на долгосрочное и постоянное хранение и организация долгосрочного и постоянного хранения документов правительства штатов.

Государственный архив штата Виктория находится в ведении Отдела по культуре департамента премьер министра и кабинета министров.

К компетенции Государственный архив штата Виктория относятся:

Подготовка стандартов, регулирующих процессы создания документов правительства штата;

Консультирование представителей государственных структур по вопросам реализации положений стандартов на практике. Проведение тренингов и семинаров.

Анализируя структурную схему организации Архивного фонда Австралийского союза, можно сделать вывод, что профильные органы являют собой совокупность федеральной государственной организации, федеральной общественной организации и государственных организаций субъектов, и выполняют «триединую функцию»:

Разработчика законодательных и нормативных актов в области архивного дела;

Контролера-ревизора, который призван следить за реализацией их положений на практике;

Образовательной среды .

Итак, Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире.

2. 2 Опыт работы с документами в Италии

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой соответствует ряду документов в журнале регистрации. Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.

Помимо журналов, о которых говорилось выше, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио . Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.

Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.

В Президентском указе 1963 года, о коем уже упоминалось выше, определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.

Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора, региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций и другие организации.

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций .

Итак, делопроизводство в Италии стало развиваться поздно. Большое влияние оказало Французское правительство в таких областях как классификация документов и система регистрации. На сегодняшний день итальянская система делопроизводства мало чем отличается от других европейских систем.

3. Анализ современного состояния управления документами в России

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам .

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Законодательство Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой действует ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она состоит из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Она представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) .

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…., используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

В настоящее время в области ДОУ можно выделить несколько проблем и путей их решения. Необходимо введение закона о документации.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Для обеспечения унификации необходима разработка новых стандартов.

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-2003. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро.

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей .

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление .

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Заключение

Нужно отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) намного дальше продвинулись в вопросах применения информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в вопросах электронного документооборота и применения электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ИСО еще в 2001 г. приняла стандарт по управлению документами (ISO:15489-1-2001); в Европе тоже в 2001 г. была разработана и принята спецификация «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота».

Эти факты говорят о том, что в развитых странах не представляют управление документами без применения информационных технологий. Там уже давно не делят делопроизводство на традиционное, как это еще принято у нас, и с применением информационных технологий. У них любое делопроизводство основано на применении современных информационных технологий, другого просто не может быть.

Второе, что нужно отметить, это некоторые специфические подходы к управлению документами, характерные для д елопроизводства Западной Европы и Соединенных Штатов, что, между прочим, нашло отражение в стандарте ИСО-15489, в разделе, устанавливающем требования к процессам управления документами. В стандарте процессы управления документами начинаются не с регистрации документов, а с экспертизы и определения сроков хранения документов. Регистрация у них тоже присутствует, но она не на первом месте. По большому счету в этом противоречия нет, потому что мы тоже определяем сроки хранения документов, но у нас это, как правило, делается после исполнения документа, когда он (или копия) передается в дело на хранение.

Еще одно отличие: одной из функций делопроизводства в России является контроль исполнения документов.. В том виде, как эта функция реализована в российском делопроизводстве, наверное, этого нет нигде. В каждой стране есть своя специфика делопроизводства поэтому можно сказать, что контроль за сроками исполнения документов - это российская специфика.

В настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами в международной ассоциации по стандартизации любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.

Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире.

Глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO.

В действующем законодательстве РФ содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста

Список использованных источников

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.-М.,1991

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами»

ИСО 23081-1:2004 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов»

ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах»

ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь»

ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов»

AS ISO 15489-2002 «Record Managent-General»

Д.В.Волкова.Деятельность международной организации по стандартизации. Делопроизводство.2006 № 2.стр 66-70

А.С. Голотник. Государственная система стандартизации Австралийского союза как индикатор процессов мировой глобализации// Делопроизводство 2007.-№4.стр 66-70

... за коммерческими банками за рубежом 5 1.1 Сущность системы надзора 5 1.2 Опыт работы коммерческих банков за рубежом 11 2. Система надзора за ... совещания подписывается документ , фиксирующий... кредитной организации . Проверки кредитных организаций могут...

1. Мотивация персонала за рубежом

   Реферат >> Менеджмент

   По созданию соответствующего нормативного документа , вводящего это правило... машинке, счетная работа и пр. В практике нормативно-исследовательской работы за рубежом используются и... интерес опыт крупных западных фирм по организации внутрифирменной систем...

2. Психолого-педагогическое сопровождение детей со сложными нарушениями развития за рубежом

   Контрольная работа >> Психология

   ... за рубежом 2.1 Организация обучения слепоглухих детей за рубежом (70-80-е годы) 2.2 Организация ... за рубежом . Важно учитывать нетолько опыт , но и ошибки зарубежных специалистов в работе ... обучения слепоглухих и нормативных документов , принятых в конкретном...

3. Технологии работы с документами ограниченного доступа

   Реферат >> Промышленность, производство

   Что самые серьезные рубежи защиты охраняемой электронной информации... В начале дела подшивается внутренняя опись документов , содержащихся в нём, в конце... дел. Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации , его...

4. Социальное положение русских иммигрантов за рубежом

   Курсовая работа >> Социология

   Возложено на специальные организации - национальные службы... комиссий, русскими по документам оказались только 6 тысяч... учебы или работы , но оставшиеся за рубежом . Направления эмиграции... работы в другой стране или недостаточным знанием иностранного языка. Но опыт ...

ДИПЛОМНАЯ работа

на тему

«Организация документооборота за рубежом»

Введение

Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

1.2 Система международных стандартов

1.3 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.3.2 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

1.3.3 Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.3.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

1.3.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

1.3.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании

1.3.8 Проблемы международного электронного документооборота

Глава вторая. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией , направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration) . Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами .

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления . При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий . На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности .

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

Организация рационального документооборота;

Контроль исполнения документов;

Оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

Последующее хранение документов в архиве .

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну данного исследования.

Изучение вопросов, связанных с данной тематикой, носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методики анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическое значение заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи :

1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;

2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;

4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании курсовой работы использовались труды российских специалистов в области документационного обеспечения управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская и др.).

Особое внимание уделено стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Глава первая

Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения) .

Необходима ли сегодня реформа ДОУ на общегосударственном уровне? Отечественные традиции, мировой опыт, регулирование ДОУ в странах СНГ, практическая необходимость – все это свидетельствует в пользу обновления нормативной базы делопроизводства в Российской Федерации. Каковы перспективы реформирования делопроизводства в нашей стране?

Административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на совершенствование процессов государственного управления, повышение его эффективности. Неотъемлемой частью реформы станет и документационное обеспечение государственных органов различного уровня. Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.

На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.

Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.

Например, последнее Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 № 1562 включало следующую задачу: “развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации”.

Читайте также:

Проектная методология: российские стандарты по проектной деятельности

В настоящей статье будут рассмотрены отечественные стандарты по проектной деятельности.

Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство (см. постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства.

Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования ДОУ на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.

Нормативная база по управлению документацией за рубежом

В качестве регулирующих актов используются международные акты, национальные законы, правительственные постановления, рекомендательные акты типа международных и национальных стандартов, договорные документы. В последнее десятилетие эти акты касаются преимущественно использования электронных документов и направлений их применения.

В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальное управление архивов и документации (NARA).

Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует:

• назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией – создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях;
• интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения;
• обеспечить соответствие системы управления документацией требованиям законодательства;
• обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам.

Представляет интерес Закон США “О сокращении работы с документами” (1980 г.), который по неизвестным причинам не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых – ведомственных – центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях.

В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель – перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов. Закон “О защите данных” (1998 г.) распространяется на документы на любых носителях.

Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение.

В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы – разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

В ФРГ в 2000 г. правительство приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией.

Например, Закон “Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня” (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией.

В Финляндии, в соответствии с Законом об архивах (1981 г.) и постановлением О публичных архивах (1983 г.), Национальный архив и архивы провинций осуществляют руководство и инспекцию документов государственных учреждений. Национальный архив разработал и принял в форме правового акта Инструкцию по делопроизводству для государственных и иных учреждений.

Национальный архив Австралии согласно Закону об архивах (1983 г.) играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений, выпускает основные нормативные разработки по управлению документацией и архивному делу.

В марте 1995 г. Национальный архив Австралии выпустил пособие “Управление электронными документами”. В 1996 г. в Австралии впервые в мире принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся требования по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Таким образом, в развитых зарубежных странах действует нормативно-методическая база управления документацией, одно из ведущих мест в формировании которой принадлежит государственным архивным организациям.

Регулирование ДОУ в странах СНГ

Показательным является и опыт наших коллег из стран СНГ. Республика Беларусь – одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно-методическую базу управления всей документацией, включая электронную. Закон “Об информатизации” (1995 г.), Гражданский кодекс Республики Беларусь (1998 г.), Закон “Об электронном документе” (2000 г.), государственный стандарт СТБ 1221-2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” являются важными государственными актами в сфере ДОУ.

Отметим Закон Республики Беларусь от 06.10.94 № 3277-XII “О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, в котором разработка и внедрение систем управления документацией, надзор за соблюдением законодательства по ведению делопроизводства возлагаются на органы управления архивной службой и ее учреждения.

На Украине принят Закон от 13.12.01 № 288-111 “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях”. В законе постановлено уполномочить центральный орган исполнительной власти для работы в сфере архивного дела и делопроизводства. Данный орган осуществляет нормативно-правовое регулирование отношений в сфере архивного дела и делопроизводства, контролирует деятельность архивных учреждений и служб делопроизводства. Акты центрального органа исполнительной власти являются обязательными для органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от их подчиненности и формы собственности, а также для граждан.

В 2003 г. принят Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте”. В 2004 г. утверждены Основные правила работы архивов Украины. В них установлены правовые основы управления архивным делом и делопроизводством со стороны государственных архивных органов.

Украинскими документоведами разработан проект закона о делопроизводстве (2003 г.).

С 1994 г. начал свою деятельность Украинский государственный научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения.

Постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 № 1153 была утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и других органах государственной власти.

В республике Казахстан принят Закон “О национальном архивном фонде и архивах Республики Казахстан” от 22.12.98 № 326-1.

Глава 5 этого закона “Государственное регулирование управления архивным делом” к вопросам регулирования относит: обеспечение единой государственной политики в архивном деле и документообразовании; разработку проектов и реализацию государственных программ развития архивного дела и ведения документации; развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения и документоведения.

В законе также отмечается, что указания уполномоченного органа по вопросам ведения документации обязательны для исполнения всеми физическими и юридическими лицами.

Положение о Комитете по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан (утв. постановлением Правительства Республики Казахстан от 07.05.99 № 543) ставит задачу совершенствования государственной системы делопроизводства. Для реализации этой и других задач Комитет разрабатывает проекты нормативных актов, реализует программы развития делопроизводства, стимулирует научно-исследовательские и методические работы, а также проводит государственное инспектирование за соблюдением законодательства.

Комитетом по управлению архивами и документацией был издан приказ от 12.07.00 № 44 “О нормативно-правовой и научно-методической базе развития архивного дела”, утвердивший примерный план нормативно-правового и научно-методического обеспечения архивного дела на долгосрочную перспективу. План уже реализуется.

Так, Комитетом были разработаны Требования к оформлению организационно-распорядительных документов, Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, Типовое положение об уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией.

В Кыргызской Республике Законодательным собранием был принят Закон о Национальном архивном фонде Кыргызской Республики (1999 г.), который устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда республики и управления документацией в республике.

Статья 25 Закона “Порядок ведения делопроизводства” устанавливает, что разработка нормативно-методических документов, регламентирующих организацию и ведение делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, возлагается на республиканский орган управления архивным делом. Кроме того, все предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к работе с документами и их хранению.

Аналогичные права и обязанности присутствуют в соответствующих нормативных правовых актах некоторых других стран СНГ, регулирующих управление архивным делом и устанавливающих полномочия органов управления в области делопроизводства на государственном уровне.

Таким образом, анализ международного опыта показывает: первое – что управление документацией (ДОУ) является предметом правового регулирования и находится в фокусе внимания многих государств. Второе – как правило, эти задачи возлагаются на архивные органы.

Перспективы развития нормативной базы делопроизводства в России

России следовало бы обратить внимание на опыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.

Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.

Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8–15%.

Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления – это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.

Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.

Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.
Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

• установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;
• мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;
• научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;
• централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;
• обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;
• экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;
• профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75–14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, –косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.

Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.

М.В. Ларин проф, д.и.н.

Управление федеральными документами в США

Роль Федерального архива Германии в управлении документами

Английский опыт в создании системы электроного документооборота и электронного правительства

Опыт управления электронными документами в других государствах

Отечественные традиции и мировой опыт, рекомендации Международного совета архивов со всей очевидностью указывают на важность государственного регулирования вопросов управления документацией. Не случайно это направление деятельности нашло отражение в проекте Концепции развития архивного дела до 2020 года, разработанной Федеральным архивным агентством. Было бы правильным использовать в этой ситуации и прогрессивный зарубежный опыт.

Во всех развитых странах государство осуществляет функции по управлению документацией, и такая практика себя оправдывает. Отказ от вмешательства на государственном уровне в регулирование процессов документационного обеспечения управления в итоге негативно отразится на качестве архивного фонда. Особенно актуально это положение в связи с мировой тенденцией перехода к электронному документообороту.

Установление нормативных требований, методическое руководство и контроль в области управления документами является важнейшим направлением деятельности национальных архивных органов за рубежом. Это положение со всей очевидностью было подчеркнуто в ряде основных докладов на состоявшемся в Австралии в 2012 году Международном конгрессе архивов.

Начнем данный обзор с Соединенных Штатов Америки , где управление федеральными документами возложено на National Archives and Records Administration (NARA) - федеральное учреждение, национальную архивно-документационную службу (далее – «Национальный архив США»). К основным функциям Национального архива США относится закрепленное федеральным законодательством руководство и помощь федеральным учреждениям по вопросам правильного документирования их деятельности и передачи документов на хранение или уничтожение.

Национальный архив США обязан:

Распространять стандарты, процедуры, правила в области управления документами и проведения обучения управлению документами,

Проводить исследования в области совершенствования практики и программ управления документами ;

Собирать и распространять информацию по программам обучения, технологическим разработкам и другим видам деятельности в области управления документами;

Создавать межведомственные комитеты и советы, необходимые для обмена информацией в области управления документами между федеральными учреждениями;

Постоянно обращать внимание федеральных учреждений и Конгресса США на необходимость соблюдения правильной политики в области управления документами;

Проводить обучение в области управления документами и рекомендовать федеральным учреждениям проводить обучение в области применения систем и технологий экономичного управления документами;

Инспектировать (проводить обследование) документов, программ и практики управления документами в федеральных учреждениях;

Отчитываться перед соответствующими комитетами Конгресса США и перед руководителем Административно-бюджетного управления США в январе каждого года (и, если необходимо, также в любое другое время) по результатам вышеперечисленных видов деятельности и о соблюдении федеральными учреждениями рекомендаций, разработанных по результатам инспектирования (обследования) документов и управления документами .

Свод федеральных нормативных актов США содержит акты, изданные Национальным архивом США.

В 36-м разделе (глава 12) непосредственно управлению документами посвящены:

часть 1220 «Федеральные документы. Общие положения»,

часть 1222 «Создание и хранение федеральных документов»,

часть 1228 «Передача федеральных документов»,

часть 1230 «Управление микрофильмированными документами»,

часть 1232 «Управление аудиовизуальными документами»,

часть 1234 «Управление электронными документами»,

часть 1236 «Управление особо важными документами»,

часть 1238 «Помощь по программам управления документацией в организациях».

Одним из приоритетных направлений деятельности Национального Архива является участие в формировании нормативных основ управления электронными документами в рамках электронного правительства. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы «Управление электронными документами электронного правительства».

Все федеральные ведомства и их подразделения обязаны вести делопроизводство по правилам Национального архива, а системы автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах должны соответствовать требованиям, установленным Национальным архивом. Для этих целей подготовлена Программа «Управление документами в рамках электронного правительства» (E-Government Electronic Records Management Initiative ) .

В рамках данной программы разрабатываются руководства, которыми правительственные учреждения и агентства могут использовать при управлении электронными документами и передаче электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив, с использованием различных типов данных и форматов . NARA одобрил стандарт требований Министерства обороны США к программным продуктам, используемым для управления электронными документами - DOD 5015.2-STD 2-й версии .

Данный стандарт устанавливает обязательные требования и функциональное наполнение программного обеспечения, используемого для управления документами. Национальный Архив рекомендует использовать стандарт DOD 5015.2 и сертифицированные по нему продукты в качестве основы при выборе федеральными органами управления систем электронного документооборота.

Национальный Архив разработал также «Инструментальный набор для управления электронными документами» как методическое пособие для практических работников.

В 2008 году NARA была запущена программа Архива электронных документов , которая должна помогать федеральным ведомствам в управлении документацией. Архив электронных документов позволяет обеспечить обработку, сохранение, управление и устойчивый доступ ко всем видам электронных документов, независимо от особенностей компьютерного оборудования и программного обеспечения.

В феврале 2011 года Национальный архив подготовил документ «Об управлении государственными документами в облачной среде» , который содержит детализированные положения и дает рекомендации в области управления документами «в облаках», включая вопросы, касающиеся контрактов на приобретение услуг облачных вычислений. В этом документе специально подчёркивается, что федеральные органы управления несут полную ответственность за соблюдение правил делопроизводства, вне зависимости от того, где хранятся документы.

Проблема управления документами и государственного делопроизводства в целом была поднята и на высшем государственном уровне, когда Президент США Барак Обама издал специальный Меморандум «Управление государственными документами» 28 ноября 2011 года. Меморандум адресован руководителям федеральных органов управления, и в нем со всей серьезностью поднимается вопрос о качестве управления государственными документами.

Данный Меморандум знаменует начало реформирования политики управления документами, улучшения работы и поощрения открытости и ответственности путем совершенствования делопроизводственной деятельности и принятия решений в агентствах; проведения дальнейшей идентификации и передачи в Национальный архив США (NARA ) исторических документов, имеющих постоянную ценность для будущих поколений; оказания помощи исполнительным департаментам и агентствам (упоминаемым как «агентства») при реализации задач минимизации затрат и организации более эффективных действий в сфере управления документацией.

В Меморандуме отмечается, что федеральные органы управления (агентства) должны в своей работе стремиться к двум основным целям.

Первая цель: Внедрять электронное делопроизводство с целью обеспечения прозрачности, эффективности и ответственности в органах управления. Для этого выдвинута задача всем федеральным агентствам к 2019 году перейти в максимальной степени на электронный документооборот, в том числе и для электронных документов с постоянным сроком хранения.

К 2017 году федеральные агентства должны управлять всеми документами электронной почты в электронном формате (полностью в безбумажном виде).

Вторая цель издания Меморандума: Улучшить организацию управления документами. Для этого Меморандумом предусматривается ввести механизм назначения в каждом ведомстве ответственных должностных лиц, проводить постоянное обучение персонала в сфере управления документами, разработать перечни документов и представить их в NARA .

NARA как основной исполнитель положений Меморандума должен подготовить комплекс нормативно-методических документов по выполнению директивы Президента США. С этой целью 24 августа 2012 года Административно-бюджетное управление Администрации Президента США и Национальный архив США (NARA) издали совместный Меморандум для руководителей административных управлений и агентств по управлению правительственными документами. Документ подписали Джеффри Д. Зинтс, исполняющий обязанности директора Административно-бюджетного управления США и Дэвид С. Ферреро, Архивист США, руководитель Национального архива США. В этом документе намечены основные мероприятия по реализации президентского Меморандума, распределена ответственность за исполнение его положений между NARA и федеральными органами управления, определены контрольные мероприятия и сроки их реализации.

Несомненно, пример США в сфере управления документами послужит ориентиром для других государств, решающих аналогичные задачи, и требует дальнейшего исследования и постоянного мониторинга.

Также интересен опыт Федеративной Республики Германии, где в рамках функционирования технологий электронного правительства значительное место занимают вопросы документооборота.

Высшим федеральным органом в сфере организации архивного дела в Германии является Федеральный архив (Bundesarchiv ). Его деятельность регулируется Законом о хранении и использовании архивных материалов Федерации 1988 г. или сокращенно Законом о Федеральном архиве (Bundesarchivgesetz – B АrchG ).

Федеральному архиву ФРГ отведена роль консультирующей организации для федеральных органов управления в вопросах управления документацией. Федеральный архив издает нормативно-методические материалы в этой области, которые носят рекомендательный характер, однако на практике они служат для федеральных министерств как основы для руководства в работе с документами.

В «Общем порядке работы федеральных министерств ФРГ» (GGO ) – основном нормативном документе, всесторонне регулирующем работу министерств, наряду с изложением правил делопроизводства, подчеркивается, что федеральные министерства создают предпосылки для работы с информацией в электронной форме. Для обмена информацией между федеральными министерствами существует единая электронно-коммуникационная информационная сеть.

Особенности процесса документооборота и управления документацией, учитывающие применение электронных документов, подробно изложены в Директиве по обработке и управлению документами в федеральных министерствах (Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien - RegR ), одобренной Федеральным правительством Германии 11 июля 2001 г.

Интересны подходы немецких специалистов к реализации государственной программы «электронного правительства», которая является одной из самых крупномасштабных в Европе. Программа реализуется на базе концепции «DOMEA».

«DOMEA» (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang – Управление документами и электронное архивирование в ИТ-системах), – это рабочая концепция, которая содержит основные принципы перехода государственных организаций к электронному документообороту и требования к автоматизированным системам электронного документооборота.

В ФРГ проводится сертификация программных продуктов на соответствие сформулированным в этом документе функциональным требованиям к программному обеспечению для использования его в государственном управлении. «Требования» служат основой для разработки ведомственных спецификаций и критерием при принятии решения о покупке программного обеспечения.

В ходе сертификации системы оцениваются по степени соответствия требованиям и по удобству работы, в соответствии со специально разработанной методикой. Результаты тестирования публикует Министерство внутренних дел. Программы, удовлетворяющие требованиям, получают официальный сертификат, упрощающий их продвижение на рынке программного обеспечения для органов федерального правительства. Сертификацию по DOMEA прошло, по нашим сведениям, более 10 программных продуктов.

Однако, несмотря на наличие системы сертификации, специалисты Федерального архива отмечали наличие проблем в организации информационного взаимодействия между отдельными системами электронного документооборота.

Организация приема на хранение в Bundesarchiv электронных документов является сравнительно новой задачей. Для ее решения в составе Федерального архива создано специальное подразделение. Организация, технология работы, состав программно-технического комплекса (ПТК) по приему на хранение в Bundesarchiv электронных документов разрабатывались в архиве в течение двух лет сторонней организацией, специализирующейся на создании программных продуктов. Для хранения электронных документов выделены специальные серверные мощности. В 2009 г. объем хранимой информации составлял примерно 100 Gb .

Архив установил формат архивного хранения электронных документов – PDF -A . Это формат, который рекомендован Международным советом архивов, и который поддерживается стандартом ИСО 19005-1 2005 г. с изменениями 2007 г.

Организации, которые по договору передают электронные документы на хранение в Bundesarchiv , должны самостоятельно перевести все сдаваемые документы в формат PDF -A . Графический образ документа при этом дополняется метаданными документа в XML . Для организаций, которые не могут самостоятельно проделать эту конвертацию и миграцию, Bundesarchiv предлагает выполнить ее с помощью своего ПТК. При этом Bundesarchiv требует снятия электронных подписей с документов, передаваемых в архив. Причем ответственность за соблюдение аутентичности документов возлагается на организации, сдающие документы в архив.

В будущем предполагается передавать файлы с электронными документами из организации в архив по телекоммуникационным каналам. Однако сейчас такая передача осуществляется с помощью обособленных носителей информации (дисков).

В первые три года, на стадии эксперимента, организации передавали электронные документы непосредственно в Федеральный архив. В перспективе планируется создать Промежуточный архив электронных документов. То есть технология передачи электронных документов на архивное хранение будет такой же, как и для документов на бумажных носителях. Хотелось бы отметить, что специалисты Федерального архива стремятся в отношении электронных документов применять те же правила, которые действуют для документов на бумажной основе (формирование дел, их учет и т.п.).

Файлы электронных документов хранятся на магнитных лентах (как рабочие экземпляры) и на других типах носителей для дублирования (резервирования) информации.

О хранении баз данных. Немецкие архивисты отрицательно относятся к идее сохранения в государственных архивах баз данных со всем их содержимым и программным обеспечением. Сегодня архивисты рекомендуют сохранять периодические срезы информации баз данных (распечатки содержимого или его электронный вариант). Что касается информации сайтов – она сохраняется в Информационном центре Национальной библиотеки, которая, согласно Положению о ней, обязана сохранять такую информацию.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что немецкие специалисты на федеральном уровне подходят к решению задачи хранения электронных документов, исходя из существующих возможностей, на основе хорошо продуманных прагматических решений.

Национальный архив Великобритании придает большое значение вопросам управления документами, осуществляя методическое руководство деятельностью управляющих документами центральных государственных учреждений.

Следует заметить, что Национальный архив Англии в Кью, после прихода в архив нового менеджмента в середине прошлого десятилетия, взял курс на внедрение современных информационных технологий в практику своей работы и активно работает над проектом сохранения так называемого «цифрового наследия», откликаясь тем самым на происходящие в сфере государственного управления решительные изменения методов работы в рамках «электронного правительства». Для этого в архиве реализуется проект создания электронной части архива, предназначенной для хранения электронных документов; произведены структурные преобразования.

В руководстве архива введены должности директоров по технологиям и по информационной политике.

В подчинении директора по технологиям находятся подразделения, обеспечивающие сохранение электронных документов в архиве, включая технические службы. Директор по информационной политике отвечает за работу подразделений, которые отвечают за комплектование архива электронными документами: курирование правительственных учреждений по вопросам архивного хранения документов, оказание им помощи в экспертизе ценности документов, отборе на хранение и уничтожение делопроизводственной документации, передачу отобранной на хранение электронной документации в архив и т.п., обеспечение доступа пользователей к архивным документам в режиме on -line .

За счет новой стратегии в 2008-2009 гг. в архиве накоплено свыше 112 млн. цифровых копий документов, а сайт архива посетили с различными целями 11 млн. исследователей (пользователей) .

Главная задача архива – отбор и сохранение в архиве электронных документов правительственных учреждений. Для этого в архиве создана автоматизированная информационная система («Открытый архив. «Информационная система» – разработка НАСА США) стоимостью 3,5 млн. фунтов стерлингов. Планируется, что в архив электронные документы будут поступать по защищенным коммуникационным каналам из правительственных учреждений в оригинальных форматах. Т.е. Национальный архив предполагает хранить архивные документы в тех форматах, в каких они были созданы в правительственных учреждениях. В течение 2009 г. планировалось поступление в архив около 60 гб. (около 4 млн. документов). В соответствии с выбранной концепцией, электронные документы организованы в архиве в отдельный информационный массив. В целом на хранение будут приняты 2% общего объема электронных документов, образующихся в делопроизводстве правительственных учреждений.

В настоящее время отрабатывается технология передачи электронных документов в Национальный архив. Она включает в себя следующие этапы: отбор ЭД для передачи в архив – подготовка ЭД к передаче на основе специального программного обеспечения – передача по каналам связи (как исключение, на обособленных (съемных) носителях) – карантин, проверка качества – включение в информационный массив – создание резервной копии информационного массива – обеспечение поиска и доступа.

Одна из ключевых проблем – необходимость изменения действующей нормы: 30 летнего срока, в течение которого документы должны храниться в архивах правительственных учреждений без права доступа к ним широкой публики. В случае с архивными электронными документами ЭД предполагается передавать их в базы данных Национального архива через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Важной частью сохраняемых в архиве электронных ресурсов является информация веб-сайтов правительственных учреждений.

В настоящее время архив принимает на хранение информацию примерно 1500 сайтов правительственных учреждений с периодичностью 3 раза в год. Этой работой занимается подразделение архива из четырех сотрудников штатного состава с годовым бюджетом 500 тыс. фунтов стерлингов.

Другой составной частью работы Национального архива является построение так называемого электронного каталога (базы данных), объединяющего всю цифровую архивную информацию. Важное место при этом занимает разработка формата описания, включающего в себя около 40 обязательных полей и словаря дескрипторов.

Стратегическая цель Правительства Великобритании – переход к документообороту в электронном виде. В настоящее время, по информации специалистов, около 95% всей документации правительственных учреждений создается в электронном виде. Однако наиболее важные документы создаются и подписываются руководителями различного ранга на бумаге.

Создана защищенная правительственная телекоммуникационная сеть, по которой осуществляется электронный документооборот между различными правительственными учреждениями. Типового решения для автоматизации делопроизводства в правительственных учреждениях не существует.

Английские специалисты указывают также на нестыковку подходов к информатизации государственного управления служб делопроизводства, архива и информационных подразделений. Существует практика привлечения к поддержке информационного обеспечения правительственных учреждений внешних организаций на основе аутсорсинга.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что тенденция широкого применения электронных документов в правительственных учреждениях Великобритании действительно имеет место. 95% электронных документов в общем объеме документооборота – значительный показатель. Обмен ими между учреждениями происходит по защищенным каналам связи, на основе закрытой информационной сети. Вместе с тем, стройная и четкая система управления жизненным циклом электронного документа от момента создания до передачи его на архивное хранение, или на уничтожение только формируется. В любом случае, английский опыт имеет важное значение для его использования в практике создания системы электронного документооборота и электронного правительства.

Национальный архив Австралии играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза и выпускает важные нормативные разработки по управлению деловой документацией; именно Национальный архив выпустил стандарт DIRKS (развитие системы управления документами).

Национальным архивом Австралии издан также стандарт делопроизводственных метаданных для государственных учреждений . Австралийский государственный стандарт по управлению документацией - AS 4390 Records Management , выпущенный в 1996 году - послужил основой для международного стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документацией» .

Международный стандарт по делопроизводственным метаданным ИСО 23081, первая часть которого выпущена в мае 2004 года , также разрабатывался при активном участии австралийских архивистов.

В Австрии начал развиваться проект, интегрирующий управление электронным документооборотом и архивами, для обеспечения корректного управления электронными документами в течение всего их жизненного цикла.

Сюда уже входят управление документооборотом в федеральных ведомствах через систему ELAK («Электронный документ») и разработанная специалистами спецификация межведомственного формата передачи электронных документов под названием EDIAKT . По сути, определен формат применимого SIP -пакета (сдаточного информационного пакета), который можно ввести в архивную систему. Первым в 2011 году эту систему стал использовать Государственный архив Австрии.

Перечень государств, которые активно работают по внедрению электронных документов, можно продолжить. Известен опыт ряда европейских стран, в частности, Польши, Чехии, Франции, скандинавских и прибалтийских государств, которые в рамках исполнения директив ЕС активно продвигают концепции электронного правительства и соответственно, электронного документооборота.

Особое внимание вопросы управления документацией за рубежом получили в ходе развития и внедрения концепции «электронного правительства». Государственные архивные органы Великобритании, США, Австрии, Канады и других стран участвуют в разработке концепций управления электронными документами в рамках электронного правительства, а Национальный архив Австралии, например, администрирует и продвигает использование государственного стандарта метаданных AGLS , разработал Тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT ). Национальные архивные службы стремятся регламентировать, в частности, выбор программного обеспечения для работы с электронными документами в организациях, в связи с чем проводят тестирование и разрабатывают примерные спецификации (функциональные требования) автоматизированных систем управления документами. Архивными органами отдельно исследуются и регламентируются вопросы управления базами данных, веб-документами, документами электронной почты.

В странах - членах СНГ над решением данной задачи активно работают Белоруссия, Казахстан и Украина.

Эти три страны имеют ряд общих положений при организации работы в сфере документационного обеспечения управления:

Во-первых, управление официальными документами подлежит государственному регулированию во всех сферах деятельности предприятий и организаций как государственного, так и коммерческого сектора экономики этих стран на основании соответствующего законодательства.

Во-вторых, государственное регулирование управления официальными документами во всех организациях вне зависимости от их организационно-правовой формы и формы собственности осуществляет специальный уполномоченный орган, отвечающий за архивы .

Таким образом, на основе анализа зарубежного опыта, можно сделать ряд выводов.

Тенденция распространения электронных документов в практике

государственного управления является общемировой.

Успех внедрения электронных документов и электронного

документооборота обеспечивается наличием государственной политики и ее законодательного обеспечения.

3. Анализ опыта подчеркивает необходимость участия в процессах внедрения электронного документооборота архивных служб, которые прямо заинтересованы в обеспечении контроля жизненного цикла электронных документов.

4. Очевидно, что высокий уровень организации управления электронными документами требует долговременной, систематической работы, основанной на воспитании у специалистов профессионального подхода к использованию информационных технологий.

5. Зарубежный опыт также однозначно указывает на то, что полностью отказаться от документов на бумажном носителе в современных условиях

невозможно. В течение обозримого периода времени бумажные документы и электронные документы будут сосуществовать параллельно, причем в массовом порядке. Также следует подчеркнуть, что часть документов по-прежнему будет создаваться и храниться только на бумажных носителях, которые позволяют гарантированно сохранять информацию на протяжении нескольких столетий.

В каждом федеральном учреждении должна быть программа управления документами, которая должна обеспечивать соблюдение законодательства в области управления документами, эффективный контроль над созданием и хранением документов в процессе деятельности учреждения, внедрение и соблюдение установленных Национальным архивом США стандартов, процедур и технологий по улучшению управления документами, сохранность и защиту документов, отбор и передачу на хранение или уничтожение документов временной ценности (статья 3102 44-го раздела Свода законов США).

Программа "Управление документами в рамках электронного правительства" (E-Government Electronic Records Management Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies – Managing Government Records , November 28, 2011) – [Электронный ресурс]. – http ://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -memorandum -managing -government -records .

Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies and Independent Agencies // Executive Office of the President, Office of Management and Budget, National Archives and Records Administration. - Washington, D.C. 20408. - August 24, 2012. – 7 pp.

Казахстан - Комитет информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан.

Украина - Государственная архивная служба Украины

М.М. Ларин

Документационное обеспечение управления проектами (отечественный и зарубежный опыт)

Ключевые слова: проект, документационное обеспечение управления, управление проектом, унифицированная система документации.

Модернизационный путь развития, на который вступила наша страна в ответ на глобальные вызовы мирового финансового и экономического кризиса, требует скорейшего внедрения передовой техники, современных технологий и методов управления во все сферы жизни общества и государства. Программно-целевые методы управления социально-экономическими системами, давно ставшие повседневной практикой в развитых странах, применяются уже и в России: в крупных национальных проектах, федеральных целевых программах, при переходе к целевому планированию и бюджетированию, ориентированному на конечный результат. Достаточно взглянуть на бюджет страны, чтобы убедиться в том, что он содержит особые статьи по финансированию государством ряда федеральных целевых программ. По сути это группы проектов, координированно управляемых с помощью названных методов. В дальнейшем именно управлению проектами будет принадлежать ведущая роль в модернизации, которую можно представить как совокупность реализуемых крупных, масштабных и малых проектов, направленных на дальнейшее развитие и совершенствование техники и технологий, повышение конкурентоспособности в глобальной рыночной среде, улучшение качества жизни.

Понятие «проект» зарубежные ученые трактуют как совокупность разнообразных видов деятельности, объединенных рядом общих признаков. Так, любой из них направлен на достижение конкретных целей и определенных результатов; характеризуется координированным выполнением многочисленных, взаимосвязанных действий; ограничен во времени, т. е. имеет начало и конец. В отличие от производственной системы, проект предполагает однократную деятельность до получения конечного результата, все чаще становясь основной формой деятельности организации. Другими словами, проект - это работа, которая должна быть выполнена для достижения уникального, заранее определенного результата в рамках установленных сроков и бюджета1.

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между появлением и завершением) является исходным для его финансирования, которое, в свою очередь, служит основанием для разделения работ на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы (стадии). В реальности этот процесс более сложный и многоступенчатый. Его первая стадия (концептуальная) включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта; вторая стадия - разработка проекта, в ходе которой определяются структура работ и исполнители, выстраиваются календарные графики работ, разрабатываются бюджет проекта и проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключаются контракты с подрядчиками и поставщиками; третья стадия - выполнение проекта, когда осуществляются работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала и др.); четвертая стадия (завершение проекта) состоит обычно из приемочных испытаний, опытной эксплуатации и сдачи проекта в эксплуатацию; пятая стадия (эксплуатационная) включает приемку, запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

При этом каждой стадии управления проектами соответствует определенный набор документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку мероприятий. Однако система его документационного обеспечения, несмотря на довольно широкое распространение в России и за рубежом проектного способа выполнения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, до сих пор не выработана, не определен необходимый и достаточный состав документов, способных обеспечить рациональное исполнение отдельных функций управления в рамках проекта.

Понимая насущную необходимость решения этой проблемы, попытаемся в данной статье представить видовой состав документации по соответствующим стадиям управления проектами и обозначить перспективы совершенствования управления документами в процессе проектной деятельности. Для достижения поставленной цели были проанализированы действующие нормативные правовые акты Российской Федерации (федеральные законы и постановления правительства2, стандарты и правила3), отечественная4 и зарубежная5 литература, преимущественно американских и английских специалистов из различных организаций по управлению проектами, а также практика управления проектами во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела в процессе выполнения заданий федеральных целевых программ.

Состав документов, создаваемых и используемых на первой стадии формирования проекта, установлен лишь для федеральных целевых программ. Это необходимый и достаточный комплекс документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, установленный Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Иначе обстоит дело с инновационными (инициативными) проектами, документационное обеспечение которых на данной стадии управления до сих пор обсуждается специалистами. Одни выделяют такие документы, как проектное задание (название, цель, задачи, организация, утверждение проекта с подписями главных его участников), соглашение о цели, задачах и ожидаемых результатах6, а другие обосновывают необходимость создания большего количества документов, называя среди них план, график проекта, описание продукта. Так, К.Хелдман (США) важное значение придает разработке устава проекта, считая его основой для планирования, выполнения и контроля работ. По ее мнению, он должен давать общее представление о проекте, его цели и результатах, содержать пакет дополнительных документов, подсчет ресурсов и затрат, а по необходимости и исследование возможностей. В уставе следует также зафиксировать роль и ответственность руководителя, персонала, спонсора проекта и исполнительных менеджеров. При этом К.Хелдман допускает, что если проект реализуется по контракту, то тот может выполнять роль устава. Разумеется, Хелдман постоянно подчеркивает и важность разработки документов, касающихся бюджета проекта7.

Именно на концептуальной стадии, по мнению А.Д. Орра (Великобритания), необходимо создание экономической модели - одной из ключевых составляющих начального этапа реализации любого сложного проекта, которая может быть представлена бизнес-планом8. Отечественные специалисты относят к данной стадии такие документы, как стратегический инвестиционный и бизнес-планы, технико-экономическое обоснование и проектное задание9.

Состав документации для второй стадии, связанной с разработкой проекта, столь же строго продиктован условиями его выполнения. Так, правовые отношения и финансовые обязательства участников государственного проекта отражаются в нескольких

организационно-правовых документах. Отношения заказчика и головного исполнителя регулируются государственным контрактом, к которому прилагаются техническое задание (технические требования), рабочая программа и календарный план. В свою очередь, отношения головного исполнителя и соисполнителей регулируются договором между сторонами; дополнительным соглашением, включающим календарный план и техническое задание; сметой расходов. В договоре как основном правовом документе определяются его предмет; стоимость (договорная цена) работ и порядок расчетов между сторонами; сроки и порядок исполнения работ; права, обязанности и ответственность сторон; права интеллектуальной собственности на результаты работы; порядок приемки работ; особые условия и форс-мажорные обстоятельства; условия конфиденциальности; организационные вопросы; юридические адреса; банковские реквизиты; подписи сторон. К договору прилагаются смета расходов и техническое задание.

Техническое задание (ТЗ) является наиболее сложным из приложений и включает такие разделы, как общие сведения (наименование организаций заказчика и исполнителя, основания для выполнения работы, сроки начала и окончания работ, порядок внесения изменений в ТЗ); цель и основные задачи работы; требования к ее выполнению и содержанию; исходные данные, порядок проведения и этапы; требования к оформлению результатов; порядок их приемки. К договору может прилагаться план-график представления проектных материалов заказчику.

К сожалению, в отношении инициативных проектов такой определенности нет, а господствуют разнообразные подходы к определению комплекса документов, образующихся в ходе их реализации.

Например, Д.Дипроуз (США) относит к данному документному комплексу план проекта, включающий намечаемые результаты работы, конкретные задачи и их распределение между исполнителями, графики, смету; план коммуникаций (отчеты о выполнении задач каждым членом команды, способы получения и предоставления информации для участников проекта) и бюджет (расчет сметы проекта, калькуляции)10, а А.Д. Орр подробно излагает их содержание. Так, по его мнению, общий план дает полную картину деятельности по проекту, устанавливает порядок выполнения работ, собирая информацию для формирования экономической модели, раскрывает главную цель проекта и его задачи, ключевые аспекты (временные рамки, объем, качество) и риски. Составление бюджета проекта А. Д. Орр считает следующим после разработки общего плана действием и выделяет здесь такой документ, как план распределения работ, на котором основана вся деятельность по реализации проекта. Существующие планы разбиваются по управляемым участкам, комплексам работ и группам задач с использованием графика Ганта11. Вслед за этим составляется график проекта (структурная схема, последовательность и взаимозависимость работ, снижение рисков), а после его утверждения - план, содержащий общую характеристику проекта, схему контроля и механизмы управления, организацию и структуру проекта, ожидаемый его жизненный цикл, осно